Værdipapirhandleren skal opbevare fyldestgørende dokumentation for udførte tjenesteydelser, aktiviteter og transaktioner.
Stk. 2 Omfattet af stk. 1 er optagelse af telefonsamtaler eller opbevaring af elektroniske meddelelser vedrørende som minimum transaktioner foretaget for værdipapirhandlerens egen regning og levering af tjenesteydelser i forbindelse med kundeordrer, der vedrører modtagelse, formidling og udførelse af sådanne ordrer.
Stk. 3 Telefonsamtaler og elektroniske meddelelser, der har til hensigt at føre til transaktioner foretaget for værdipapirhandlerens egen regning eller til levering af tjenesteydelser i forbindelse med kundeordrer, der vedrører modtagelse, formidling og udførelse af sådanne ordrer, skal ligeledes dokumenteres, selv om disse samtaler eller meddelelser ikke fører til sådanne transaktioner eller levering af tjenesteydelse i forbindelse med kundeordrer.
Stk. 4 Værdipapirhandleren skal træffe alle rimelige foranstaltninger for at optage relevante telefonsamtaler og opbevare relevante elektroniske meddelelser, der foretages med, sendes fra eller modtages af udstyr, som værdipapirhandleren stiller til rådighed for en medarbejder eller kontrahent, eller hvis anvendelse af en medarbejder eller kontrahent er blevet godkendt eller tilladt af værdipapirhandleren.
Stk. 5 Værdipapirhandleren skal underrette nye og eksisterende kunder om, at telefonkommunikation eller -samtaler mellem værdipapirhandleren og dets kunder, der fører til eller kan føre til transaktioner, optages.
Stk. 6 Det er tilstrækkeligt, at underretning i medfør af stk. 5 gives én gang, før der ydes investeringsservice til nye og eksisterende kunder.
Stk. 7 Værdipapirhandleren må ikke yde investeringsservice eller udføre investeringsaktiviteter pr. telefon for kunder, der ikke på forhånd er blevet underrettet om optagelsen af deres telekommunikation eller –samtaler, når en sådan investeringsservice og sådanne investeringsaktiviteter vedrører modtagelse, formidling og udførelse af kundeordrer.
Stk. 8 Ordrer kan afgives af kunder gennem andre kanaler, idet disse meddelelse dog skal gives på et varigt medium, såsom brev, fax, e-mail eller dokumentation for kundeordrer afgivet på møder. Indholdet af relevante samtaler ansigt til ansigt med en kunde kan dokumenteres ved anvendelse af skriftlige referater eller noter. Sådanne ordrer betragtes som svarende til ordrer, der er modtaget via telefon.
Stk. 9 Værdipapirhandleren skal træffe alle rimelige foranstaltninger for at undgå, at en medarbejder eller en kontrahent foretager eller modtager relevante telefonsamtaler og sender eller modtager elektroniske meddelelser på privatejet udstyr, som værdipapirhandleren ikke er i stand til at optage eller kopiere.
Stk. 10 Værdipapirhandleren skal stille den i denne bestemmelse omhandlede dokumentation til rådighed for berørte kunder, og værdipapirhandleren skal som minimum opbevare dokumentationen i fem år. Hvis Finanstilsynet anmoder herom, skal dokumentationen opbevares i indtil syv år.