Kapitel 9 Opbevaring af regnskabsmateriale
Som regnskabsmateriale anses:
-
1) Registreringer, herunder transaktionssporet.
-
2) Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
-
3) Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger.
-
4) Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, aftaler om elektronisk dataudveksling, og beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale.
-
5) Revisionsbemærkninger og -beretninger.
Institutionen skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende regnskabsmateriale.
Stk. 2 Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift.
Stk. 3 Udstedte eller modtagne elektroniske bilag til brug for regnskabsføringen skal opbevares i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser, uanset om data opbevares i den registrerede virksomhed eller hos en tredjepart.
Stk. 4 Papirbilag, der er omdannet til elektronisk form med henblik på opbevaring på elektronisk medie, mikrofilm eller lign., kan destrueres.
Stk. 2 Regnskabsmaterialet for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige
-
1) sørger for at opbevare materialet i overensstemmelse med denne bekendtgørelse
-
2) til enhver tid kan fremskaffe materialet og
-
3) opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. i Danmark, således at offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet.
Stk. 3 Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden. Øvrigt regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan under de samme betingelser opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående 3 måneder. Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-3. finder tilsvarende anvendelse.