Fleksjobordningen omfatter statsinstitutioner, der er opført på finansloven som driftsbevilling eller statsvirksomhed, samt institutioner omfattet af universitetsloven. Som statsinstitutioner betegnes også selvejende institutioner mv., der er optaget på finansloven på lige fod med egentlige statsinstitutioner.
Statsinstitutionerne skal betale et bidrag pr. årsværk pr. måned til fleksjobordningen. Bidraget fastsættes af Finansministeriet ud fra den forventede udgift til ordningen. Finansministeriet kan træffe beslutning om at hæve bidragssatsen forud for et kvartal under hensyn til udgiftsudviklingen. Statens Administration kan træffe beslutning om at nedsætte bidragssatsen forud for et kvartal under hensyn til udgiftsudviklingen. Ændringer i bidragssatsen meddeles på Statens Administrations hjemmeside www.statens-adm.dk og ved udsendelse af nyhedsmail til de omfattede statsinstitutioner.
Stk. 2 Bidraget opføres i institutionens regnskab som en lønudgift og konteres på regnskabskonto for lønbidrag vedrørende tværministerielle ordninger.
Statens Administration beregner bidraget på grundlag af det årsværksforbrug, som statsinstitutionen har registreret i Statens Løn System (SLS) i det foregående kvartal.
Stk. 2 For nyoprettede statsinstitutioner anvendes det faktiske årsværksforbrug i det første kvartal statsinstitutionen er oprettet og herefter det faktiske årsværksforbrug i det foregående kvartal.
Stk. 3 Sammenlægning eller opsplitning af eksisterende statsinstitutioner sidestilles ikke med nyoprettelse. Bidrag vil skulle beregnes på grundlag af det samlede antal årsværk i det foregående kvartal i de berørte statsinstitutioner.
Stk. 4 Statsinstitutioner skal ikke indberette årsværksforbrug for foregående kvartal, med mindre Statens Administration anmoder særskilt om kvartalsvis indberetning.
Refusionen udgør halvdelen af den lønudgift, som ikke dækkes af tilskuddet fra kommunen, jf. § 71, stk. 2-4, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats eller af refusion efter anden lovgivning, herunder dagpenge ved sygdom. Hvis statsinstitutionens forhold medfører, at tilskud eller refusion fra anden side, jf. 1. pkt., ikke kommer til udbetaling fratrækkes det beløb, som statsinstitutionen ville have været berettiget til.
Stk. 2 Bidrag til fleksjobordningen indgår ikke i lønudgiften.
Stk. 3 Lønudgiften for et kvartal kan maksimalt udgøre ¼ af det årlige maksimumsbeløb fastsat i § 71, stk. 3, 3. pkt., i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Ved deltidsansættelse nedsættes det maksimale beløb forholdsmæssigt i forhold til arbejdstidsbrøken.
Statsinstitutionen skal anmode om refusion senest 2 måneder efter udgangen af det kvartal, som refusionen vedrører.
Stk. 2 Kan det endelige krav på refusion for en fleksjobansat ikke opgøres, skal ansøgning om et skønnet beløb ske inden for fristen i stk. 1. Krav på regulering af tidligere søgt refusion for en fleksjobansat skal indberettes senest 14 måneder efter udløbet af kvartalet, som reguleringen vedrører.
Stk. 3 Anmodning om refusion skal indberettes elektronisk på www.fleksbarsel.dk ved anvendelse af digital signatur (medarbejdercertifikat). Statsinstitutionen har ansvaret for, at de indberettede oplysninger er korrekte.
Stk. 4 Statens Administration kan forlænge fristen for indberetning for et kvartal med op til 1 måned, hvis fristoverskridelsen skyldes problemer med institutionens it-udstyr eller den digitale signatur, og institutionen så tidligt som muligt og senest 2 hverdage efter fristens udløb meddeler Statens Administration dette.
Stk. 5 Overskrides fristerne efter stk. 1, 2 og 4, bortfalder retten til refusion eller regulering af refusionsbeløbet.
Stk. 6 Der kan dispenseres fra indberetningsfristerne, hvis fristoverskridelsen skyldes ganske særlige forhold.
Stk. 7 Statens Administration kan i ganske særlige tilfælde dispensere fra den elektroniske indberetning, hvis der er tale om en lille institution uden adgang til it-udstyr eller, hvor institutionens it-udstyr ikke opfylder de tekniske krav til anvendelse af digital signatur.
Fleksjobordningen administreres af Statens Administration, der kan fastsætte nærmere retningslinjer for ordningen. Retningslinjerne fremgår af Statens Administrations hjemmesider (www.statens-adm.dk og www.fleksbarsel.dk).
Statens Administrations afgørelser om udbetaling af refusion og om dispensation fra indberetningsfristerne kan indbringes for Finansministeriets departement. Klagen skal være modtaget af Statens Administration senest 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt institutionen. Statens Administration videresender herefter, med mindre styrelsen giver klageren medhold, klagen til Finansministeriets departement med styrelsens udtalelse i sagen.
Cirkulæret træder i kraft den 9. december 2013 og har virkning for refusioner og bidrag, der vedrører 1. kvartal 2014 eller senere.
Stk. 2 Cirkulære af 11. august 2010 om fleksjob i staten ophæves.
Stk. 3 Bestemmelsen i § 4, stk. 2, gælder ikke for personer, der den 4. juli 2006 var ansat i fleksjob eller personer, der denne dato havde indgået aftale om fleksjob til påbegyndelse efter 5. juli 2006.
For personer ansat i fleksjob før 1. april 2002 refunderes 100 pct. af den lønudgift, som ikke dækkes af tilskuddet fra kommunen. Dette gælder også, hvis den pågældende skifter stilling som følge af organisatoriske omlægninger eller lignende. Opnormering og forfremmelse mv. betragtes ikke som stillingsskifte. Stillingsskifte af anden årsag betragtes som en nyansættelse.