Kapitel 2 Fælles bestemmelser om ansvarsforhold, underskriftsforhold, kommunikation og sprogkrav samt modtagelse og offentliggørelse af regnskabsdokumenter
Virksomhedens ledelse er ansvarlig for årsrapporter og undtagelseserklæringer m.v., som indberettes til Erhvervsstyrelsen i stedet for årsrapporter, samt halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder, uanset om ledelsen har anmodet en rådgiver, f.eks. en revisor eller en advokat, om at forestå indberetningen til styrelsen.
Stk. 2 Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af et regnskabsdokument, jf. stk. 1, kræve, at virksomheden indsender dokumentation for, at det pågældende regnskabsdokument er udarbejdet, eventuelt revideret, og godkendt samt indberettet til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne, jf. årsregnskabslovens § 160.
Stk. 3 Indberetteren indestår over for Erhvervsstyrelsen for, at det er den endelige, godkendte version af regnskabsdokumentet, jf. stk. 1, som er indberettet til styrelsen, og for de underskriftsforhold, som fremgår af § 28, stk. 7, § 29, stk. 6, § 30, stk. 6, og § 31, stk. 3. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsestidspunktet kræve, at indberetteren indsender dokumentation for at have opfyldt sine forpligtelser i henhold til denne bekendtgørelse.
Når et regnskabsdokument underskrives, skal underskriften påføres på en måde, der sikrer en entydig identifikation af den, som har underskrevet dokumentet. Underskriften kan påføres som en håndskrevet underskrift eller i en billedfil eller lignende, der viser den pågældendes personlige underskrift, eller dokumentet kan underskrives med digital signatur eller NemID.
Stk. 2 Ved underskrift med digital signatur skal der anvendes en digital signatur med et sikkerhedsniveau svarende til OCES-standarden, kvalificerede certifikater eller højere. Den unikke reference til den digitale dokumentsignering skal fremgå af dokumentet, således at det er muligt at validere den digitale signatur.
Årsrapporter og undtagelseserklæringer m.v., der indberettes i stedet for årsrapporter, samt halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder skal indberettes til Erhvervsstyrelsen på de måder, som er fastsat i denne bekendtgørelse, og kan ikke indberettes på andre måder.
Følgende digitalt genererede breve m.v. udsendes alene med angivelse af Erhvervsstyrelsen som afsender:
-
1) Breve med påkrav om indberetning af årsrapport.
-
2) Breve i forbindelse med afgiftspålæggelse vedrørende for sen indberetning af årsrapport m.v.
-
3) Kvitteringer for modtagne årsrapporter m.v.
-
4) Breve i forbindelse med opløsning ved skifteretten af en virksomhed, som ikke har indberettet årsrapport m.v.
-
5) Breve i forbindelse med tilbagesendelse og krav om korrektion af dokumenter, som fejlagtigt er indberettet, eller som ikke er behørigt indberettet til Erhvervsstyrelsen.
-
6) Breve vedrørende oplysning om frister for indberetning af årsrapport m.v.
-
7) Afgørelser om afvisning af en årsrapport m.v., der er forsøgt indberettet, jf. årsregnskabslovens § 159 a, stk. 1, 2. pkt.
-
8) Breve i forbindelse med vejledningsindsats.
Stk. 2 Dokumenter, som ikke er digitalt genererede, hvorved der kvitteres, rykkes eller foretages andre sagsbehandlingsskridt, der ikke er væsentlige, kan udsendes alene med angivelse af Erhvervsstyrelsen som afsender.
Erhvervsstyrelsen kan sende breve og lignende til virksomheder og personer om forhold, der er omfattet af årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf, på følgende måder:
-
1) Som digital post til virksomhedens eller personens digitale postkasse i Digital Post, tilknyttet virksomhedens CVR-nummer, henholdsvis personens CPR-nummer, medmindre virksomheden eller personen er fritaget for tilslutning til Digital Post.
-
2) Via e-mail til en e-mailadresse, som virksomheden eller personen har oplyst i forbindelse med den pågældende sag eller henvendelse.
-
3) Som papirbaseret post til virksomhedens eller personens fysiske adresse.
Stk. 2 Stk. 1 finder tilsvarende anvendelse på Erhvervsstyrelsens fremsendelse af breve og lignende til revisorer for virksomheder, rådgivere, som optræder på en virksomheds eller persons vegne, filialer af udenlandske virksomheder, som driver virksomhed igennem en filial i Danmark, samt filialbestyrerne for disse.
Årsrapporter og undtagelseserklæringer m.v., som indberettes til Erhvervsstyrelsen i stedet for årsrapporter, samt halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder skal være affattet på dansk eller engelsk, jf. dog stk. 2-4 og § 8.
Stk. 2 Kravet om dansk eller engelsk affattelse gælder ikke for følgende dokumenter:
-
1) Udenlandske modervirksomheders koncernregnskaber, som indberettes til Erhvervsstyrelsen i henhold til årsregnskabslovens § 112.
-
2) Udenlandske virksomheders årsrapporter, som indberettes til Erhvervsstyrelsen i henhold til årsregnskabslovens § 143.
-
3) Udenlandske årsrapporter m.v., som indberettes til Erhvervsstyrelsen som bilag til undtagelseserklæringer, jf. § 29.
-
4) Udenlandske årsrapporter m.v., der indberettes til Erhvervsstyrelsen som bilag til modervirksomhedens henholdsvis dattervirksomhedens årsrapport, jf. § 18, stk. 1, 3 og 4.
Stk. 3 Erhvervsstyrelsen kan forlange, at de dokumenter, som er nævnt i stk. 2, indberettes i bekræftet oversættelse til dansk eller engelsk.
Stk. 4 Børsnoterede virksomheder skal indberette årsrapporter og andre regnskabsdokumenter, der skal indberettes til Erhvervsstyrelsen efter årsregnskabsloven og denne bekendtgørelse, på et eller flere sprog i overensstemmelse med § 8.
Børsnoterede virksomheder, som alene har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked her i landet, skal indberette årsrapport m.v. på dansk eller engelsk.
Stk. 2 Børsnoterede virksomheder, som både har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked her i landet og i et eller flere andre EU/EØS-lande, skal indberette årsrapporter m.v. på dansk eller engelsk. Indberettes en årsrapport m.v. ikke på engelsk, skal disse virksomheder indberette årsrapporten m.v. både på dansk og på et andet sprog, som accepteres af den kompetente myndighed i det eller de pågældende lande.
Stk. 3 Børsnoterede virksomheder, som alene har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i et eller flere andre EU/EØS-lande, skal indberette årsrapport m.v. på engelsk eller på et andet sprog, der accepteres af den kompetente myndighed i det eller de pågældende lande. Indberettes en årsrapport m.v. på et andet sprog end engelsk, skal disse virksomheder tillige indberette årsrapporten m.v. på dansk.
Stk. 4 Uanset stk. 1-3 kan børsnoterede virksomheder, som har gældsinstrumenter optaget til handel på et reguleret marked i et EU/EØS-land med en pålydende værdi, der udgør mindst 100.000 euro pr. enhed, indberette årsrapporter m.v. på engelsk eller på dansk, hvis dansk accepteres af den kompetente myndighed i det eller de pågældende lande. 1. pkt. finder tilsvarende anvendelse på gældsinstrumenter, der er udstedt i en anden valuta end euro, med en pålydende værdi, som på udstedelsesdagen mindst svarer til 100.000 euro pr. enhed.
Erhvervsstyrelsen offentliggør straks modtagelsen af årsrapporter og undtagelseserklæringer m.v., som indberettes i stedet for årsrapporter, samt halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder, som indberettes til styrelsen i henhold til årsregnskabsloven og denne bekendtgørelse, i CVR via hjemmesiden www.data.virk.dk.
Stk. 2 I forbindelse med at en årsrapport m.v. trækkes tilbage fra offentliggørelse, jf. årsregnskabslovens § 154, stk. 1, 2. og 3. pkt., offentliggør Erhvervsstyrelsen en notits på CVR via hjemmesiden www.data.virk.dk om, at årsrapporten m.v. er trukket tilbage og en begrundelse for tilbagetrækningen.
Når en årsrapport, en undtagelseserklæring m.v., som indberettes i stedet for årsrapport, en halvårsrapport for et statsligt aktieselskab og en delårsrapport for en børsnoteret virksomhed er modtaget hos Erhvervsstyrelsen, sender styrelsen automatisk en digitalt genereret kvittering til indberetteren. Kvitteringen sendes til den e-mailadresse, indberetteren har oplyst i forbindelse med indberetningen af det pågældende regnskabsdokument.
Når en årsrapport er offentliggjort, jf. § 9, stk. 1, kan denne ikke omgøres ved en ny årsrapport, jf. dog stk. 2.
Stk. 2 En årsrapport, som er offentliggjort, kan omgøres, hvis offentliggørelsen af den nye årsrapport er i regnskabsbrugernes interesse som en nødvendig rettelse af væsentlige eller åbenbare fejl eller som berigtigelse af ulovlige forhold, jf. dog stk. 3. Den nye årsrapport indberettes i Regnskab Basis eller Regnskab Special sammen med en redegørelse for, hvorfor den tidligere indberettede årsrapport omgøres. Redegørelsen offentliggøres sammen med årsrapporten.
Stk. 3 Omgørelse, jf. stk. 2, er ikke tilladt, hvis den nye årsrapport indeholder nye oplysninger om, at årsregnskabet for det kommende regnskabsår ikke skal revideres, jf. årsregnskabslovens § 10 a.
Stk. 4 En omgjort årsrapport, der modtages efter udløbet af det følgende regnskabsår, kan dog ikke offentliggøres i Erhvervsstyrelsen, medmindre omgørelsen er sket som følge af et krav fra styrelsen, jf. årsregnskabslovens § 161, stk. 1, nr. 2 og 3.
Stk. 5 Er betingelserne for omgørelse opfyldt, jf. stk. 2-4, offentliggør Erhvervsstyrelsen den nye årsrapport, således at denne er offentligt tilgængelig sammen med den tidligere indberettede årsrapport.
Stk. 6 Stk. 1-5 finder med de fornødne tilpasninger tilsvarende anvendelse på omgørelse af halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder samt omgørelse af undtagelseserklæringer og indberetninger af nettoomsætning.
Dokumenter, som Erhvervsstyrelsen har offentliggjort, jf. § 9, stk. 1, er offentligt tilgængelige. Dokumenter, der blot er modtaget, men ikke offentliggjort i henhold til årsregnskabsloven og denne bekendtgørelse, er offentligt tilgængelige inden for rammerne af offentlighedsloven.
Stk. 2 Indeholder årsrapporten for en erhvervsdrivende fond en legatarfortegnelse, er legatarfortegnelsen offentligt tilgængelig, idet årsrapporten i sin helhed er offentligt tilgængelig.
Stk. 3 Om offentlighedens adgang til de dokumenter, som offentliggøres af Erhvervsstyrelsen i henhold til årsregnskabsloven og denne bekendtgørelse, finder bestemmelserne i bekendtgørelsen om anmeldelse, registrering, gebyr samt offentliggørelse m.v. i Erhvervsstyrelsen anvendelse, herunder bestemmelser om betaling af gebyr for udskrifter m.v.