Kapitel 6 1 Tilgængelighed til offentlige arkivalier
Arkivenheder, der er skabt eller tilvejebragt af den offentlige forvaltning og domstolene, og som er afleveret til offentligt arkiv, er tilgængelige, når arkivenhederne er 20 år gamle, jf. dog §§ 23-25, 27 og 28.
Bestilling af arkivalier til benyttelse på Rigsarkivets læsesale skal indgives til Rigsarkivet ved anvendelse af den digitale løsning, som Rigsarkivet stiller til rådighed (digital selvbetjening). Bestillinger, der ikke indgives ved digital selvbetjening, afvises af Rigsarkivet, jf. dog stk. 2 og 3.
Stk. 2 Hvis Rigsarkivet finder, at der foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren ikke må forventes at kunne anvende digital selvbetjening, skal Rigsarkivet tilbyde, at bestilling af arkivalier til benyttelse på Rigsarkivets læsesale kan indgives på anden måde end ved digital selvbetjening efter stk. 1. Rigsarkivet bestemmer, hvordan bestilling omfattet af 1. pkt. skal indgives, herunder om den skal indgives mundtligt eller skriftligt.
Stk. 3 Rigsarkivet kan helt ekstraordinært ud over de i stk. 2 nævnte tilfælde undlade at afvise en bestilling af arkivalier til benyttelse på Rigsarkivets læsesale, der ikke er indgivet ved digital selvbetjening, hvis der ud fra en samlet økonomisk vurdering er klare fordele for Rigsarkivet ved at modtage bestillingen på anden måde end digitalt.
Stk. 4 En digital bestilling af arkivalier til benyttelse på Rigsarkivets læsesale anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for Rigsarkivet.
Arkivenheder, som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, er tilgængelige, når de er 75 år gamle.
Stk. 2 Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv, fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1. Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 75 år for materiale af den art, der er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger, kan dog kun finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet, hvis materialet er afleveret fra myndigheder inden for den offentlige forvaltning, eller fra Domstolsstyrelsen, hvis materialet er afleveret fra retterne.
Arkivenheder, som omfatter sager inden for strafferetsplejen, er tilgængelige, når de er 20 år gamle, jf. dog. § 23. For sådanne arkivenheder, som er yngre end 50 år, meddeler rigsarkivaren eller den, der af rigsarkivaren bemyndiges hertil, efter indhentet samtykke fra den afleverende myndighed tilladelse til arkivadgang. I tilfælde, hvor det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn, kan den afleverende myndighed konkret beslutte at nægte samtykke til arkivadgang.
Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist på højst 60 år for dokumenter omfattet af §§ 22, 24 og 25, hvor dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til
-
1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,
-
2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisationer,
-
3) beskyttelse af vidner, sigtede eller andre i sager om strafferetslig eller disciplinær forfølgning,
-
4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed,
-
5) enkeltpersoners eller private selskabers interesser i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller
-
6) private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
Stk. 2 Længere frist end 60 år kan, for så vidt angår statslige arkivalier, fastsættes af vedkommende minister efter forhandling med kulturministeren.
Stk. 3 Længere frist end 60 år kan, for så vidt angår kommunale og regionale arkivalier, fastsættes af vedkommende kommunalbestyrelse eller regionsråd efter forhandling med kulturministeren.
Stk. 4 Hvor særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelse ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.
Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger, som er afleveret til Rigsarkivet, er tilgængelige, når de er 50 år gamle.
Stk. 2 Døds- og begravelsesregistre, som er afleveret til Rigsarkivet, er tilgængelige, når de er 10 år gamle.
Stk. 3 Rigsarkivaren kan træffe bestemmelse om begrænsning i adgangen til arkivalier, der er yngre end 100 år, hvis ganske særlige forhold gør sig gældende.
Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. §§ 22-25, og § 27, stk. 4, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 27, stk. 1-3, regnes fra dokumentets dato.