Kapitel 4 Bestyrelsens møder
Bestyrelsen fastsætter en mødeplan med minimum ti årlige bestyrelsesmøder, der så vidt muligt placeres på faste mødedage fordelt jævnt ud over kalenderåret.
Stk. 2 Planlagte møder kan flyttes eller aflyses med formandens godkendelse.
Bestyrelsen afholder desuden møde, når formanden skønner det fornødent, eller når det begæres af et bestyrelsesmedlem eller af Finanstilsynets direktør.
Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal ske med mindst syv dages varsel via bestyrelsens iPad-løsning, e-mail eller andet egnet kommunikationsmiddel til alle bestyrelsesmedlemmer og observatøren.
Stk. 2 Med mødeindkaldelsen eller mindst syv dage før et af de planlagte møder skal bestyrelsesmedlemmerne og observatøren modtage en dagsorden, der indeholder en angivelse af de sager, der kommer til behandling.
Stk. 3 Bestyrelsesmedlemmerne og observatøren skal have adgang til det materiale, der er nødvendigt til behandling af sagerne, via bestyrelsens iPad-løsning, e-mail eller andet egnet kommunikationsmiddel senest syv dage før bestyrelsesmødet.
Stk. 4 Er der tale om materiale af særlig fortrolig karakter, kan formanden bestemme, at materialet eller dele heraf først omdeles på mødet, og at materialet skal tilbageleveres ved mødets slutning.
Stk. 5 Ved enkeltsager af hastende karakter kan formanden eller i dennes fravær næstformanden tillade, at bestyrelsen indkaldes med kortere varsel, eller at dagsorden og materiale sendes senere end fristen for indkaldelsen.
Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt ved fysisk fremmøde.
Stk. 2 Et bestyrelsesmedlem, der er forhindret i at deltage i et møde, skal give bestyrelsessekretariatet meddelelse herom hurtigst muligt.
Stk. 3 Formanden leder bestyrelsens møder.
Stk. 4 Ved formandens forfald fungerer næstformanden som formand.
Stk. 5 Finanstilsynet eller Erhvervsstyrelsen forelægger sager for bestyrelsen.
I det omfang det er i overensstemmelse med udførelsen af bestyrelsens opgaver, kan bestyrelsesmøder afholdes skriftligt eller ved anvendelse af elektroniske medier, herunder som telefon- eller videomøder. Et bestyrelsesmedlem eller Finanstilsynets direktion kan forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted, eventuelt ved telefon- eller videomøder.
Stk. 2 Træffes en bestyrelsesbeslutning skriftligt eller elektronisk, kræves en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Medlemmerne skal efterfølgende orienteres om den endelige beslutning. Undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig tilkendegivelse.
Sager af regnskabsmæssig karakter, der er principielle eller har videregående betydelige følger, forelægges det regnskabskyndige underudvalg forud for behandling af bestyrelsen.
Stk. 2 Sekretariatet for det regnskabskyndige underudvalg bistår ved underudvalgets forberedelse af sager til behandling i bestyrelsen.
Stk. 3 Finanstilsynet eller Erhvervsstyrelsen sørger for forelæggelse af sager omfattet af stk. 1.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige udpegede bestyrelsesmedlemmer, herunder enten formanden eller næstformanden, er repræsenteret. Alle bestyrelsesmedlemmer skal så vidt muligt have haft mulighed for at deltage i behandlingen af sagen.
Stk. 2 Bestyrelsen træffer afgørelse med simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens, og i dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.
Stk. 3 Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage fysisk ved et bestyrelsesmøde, kan vedkommende med formandens tilladelse deltage ved tele- eller videokommunikation.
Formanden, og i dennes fravær næstformanden, kan i særlige tilfælde afgøre eller træffe beslutning i en sag uden forelæggelse for bestyrelsen, hvis sagen er af uopsættelig karakter, og øjemedet ellers ville forspildes.
Stk. 2 I særlige tilfælde kan Finanstilsynet endvidere afgøre eller træffe beslutning i en sag uden at forelægge denne for bestyrelsen, hvis sagen er af uopsættelig karakter, og hvis øjemedet ellers ville forspildes. Finanstilsynet drøfter så vidt muligt sagen med bestyrelsens formand eller næstformand forud for tilsynets afgørelse.
Stk. 3 Bestyrelsesmedlemmerne skal snarest muligt modtage afgørelsen, notat om afgørelsen eller beslutningen.
Et bestyrelsesmedlem kan ikke give fuldmagt til et andet bestyrelsesmedlem eller andre til at repræsentere førstnævnte på bestyrelsesmøder.
Stk. 2 Formanden kan lade et bestyrelsesmedlem formidle sine synspunkter via formanden.
Bestyrelsessekretariatet sørger for, at der føres en protokol over forhandlingerne i bestyrelsen, hvoraf følgende fremgår:
-
1) Hvilke medlemmer, der har været til stede på et møde eller deltaget på anden måde.
-
2) Andre personer, der har været til stede ved behandling af sager i bestyrelsen.
-
3) Et referat af bestyrelsens afgørelser og beslutninger.
-
4) Væsentlige synspunkter, der måtte være fremkommet under bestyrelsens forhandlinger.
-
5) Andre forhold, som et bestyrelsesmedlem eller Forbrugerombudsmanden ønsker indført i protokollatet, herunder angivelse af uenighed vedrørende en afgørelse eller beslutning.
Stk. 2 Bestyrelsessekretariatet udarbejder snarest muligt efter et møde udkast til protokollat og sender det efter formandens eller næstformandens godkendelse til bestyrelsesmedlemmerne senest tre uger efter bestyrelsesmødets afholdelse.
Stk. 3 Finanstilsynet sikrer, at protokollatet underskrives fysisk eller digitalt af alle bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke har deltaget i et møde, har pligt til at gøre sig bekendt med indholdet i protokollatet og underskrive protokollatet som læst.
Stk. 4 Forbrugerombudsmanden og andre personer nævnt i kapitel 5, der har været til stede ved behandlingen af sager i bestyrelsen, får kun tilsendt referatet af de dagsordenspunkter, de har deltaget i behandlingen af.
Stk. 5 Parter, der har haft foretræde for Finanstilsynets bestyrelse, modtager ikke referat fra bestyrelsesmødet.