Kapitel 8 Opbevaring og dokumentation
A-kasserne skal indhente og opbevare dokumentationsmateriale, som er nødvendigt for at vurdere medlemmernes rettigheder og pligter.
Stk. 2 Oplysninger fra indkomstregisteret udgør tilstrækkelig dokumentation i alle de tilfælde, hvor der i lovgivningen er henvist dertil, herunder som grundlag for a-kassernes vurdering af, at indkomsten er udbetalt i et sædvanligt beskæftigelsesforhold, der er i overensstemmelse med gældende overenskomster, eller i øvrigt er udført på almindelige løn- og arbejdsvilkår, jf. bekendtgørelse om indkomst- og beskæftigelseskravet for lønmodtagere, og at en arbejdsgivers pligt til at betale dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag er ophørt.
Stk. 3 Oplysninger fra den afsluttede årsopgørelse om B-indkomst og om overskud fra selvstændig virksomhed udgør tilstrækkelig dokumentation i alle de tilfælde, der i lovgivningen er henvist dertil.
Stk. 4 Hidrører en B-indkomst fra et endnu uafsluttet indkomstår skal a-kassen sikre, at den fornødne dokumentation for indkomsten foreligger, jf. bekendtgørelse om indkomst- og beskæftigelseskravet for ret til dagpenge.
Stk. 5 Hvis a-kassen skønner, at indkomstregisteret ikke indeholder de nødvendige oplysninger, eller oplysningerne er mangelfulde eller behæftede med fejl, kan a-kasserne indhente og anvende oplysninger fra arbejdsgivere, jf. § 21.
Stk. 6 Hvis medlemmernes rettigheder hidrører fra arbejdsforhold, som ikke fremgår af indkomstregistret, og hvor det ikke er muligt at indhente oplysningerne fra en arbejdsgiver, jf. § 21, skal a-kasserne påse, at den fornødne dokumentation, f.eks. lønsedler og ansættelsesbeviser, er umiddelbart forståelige og troværdige. I tvivlstilfælde kan a-kassen anmode om yderligere dokumentation som fx bankudskrifter, som dokumenterer, at løn er indgået på medlemmets konto.
Dokumentationsmaterialet, herunder dokumentation for enhver udbetaling, skal opbevares i mindst 5 år, jf. dog stk. 4 og 5.
Stk. 2 A-kasserne skal registrere, hvornår et dokument eller en oplysning er modtaget. Hvis oplysningen hidrører fra indkomstregistret, er en logning tilstrækkeligt.
Stk. 3 A-kasserne kan opbevare dokumentationen i elektronisk form. Fysiske dokumenter, som er scannet, må først destrueres, når det er sikret, at de er læsbare og overensstemmende med originalerne. Procedurerne for scanning og sikring skal fremgå af a-kassernes forretningsgange, jf. § 11, og være godkendte af a-kassens revisor.
Stk. 4 Dokumentationsmateriale, som indgår ved opgørelsen af forbrug af dagpengeperioden, skal opbevares i 8 år.
Musikere og artister, som er lønmodtagere, kan supplere indkomstoplysninger med bureaukontrakter eller aftalebekræftelser, som delvis arbejdsgiverdokumentation.