Kapitel 3 Administrationsfællesskab med en faglig organisation
En a-kasse kan kun indgå i et administrationsfællesskab med en faglig organisation, der har tilknytning til a-kassens godkendte faglige område.
Stk. 2 Hvis a-kassens administration helt eller delvist skal varetages af eller sammen med en faglig organisation, eller hvis der i øvrigt skal afholdes udgifter i fællesskab med en faglig organisation, skal a-kassens hovedbestyrelse forud for et regnskabsårs begyndelse indgå en skriftlig administrationsaftale med ledelsen af den pågældende faglige organisation.
Stk. 3 Administrationsaftalen kan indgås for et eller flere år ad gangen. Aftalen skal uanset sin ordlyd respektere ændringer i gældende regler.
Stk. 4 Administrationsaftalen skal indeholde en beskrivelse af arten og omfanget af de administrationsopgaver, der varetages af eller i fællesskab med den faglige organisation. Administrationsaftalen skal endvidere indeholde oplysninger om administrationsvederlagets beregningsgrundlag, størrelse og betaling. Bestemmelsen finder også anvendelse, hvis a-kassen afholder udgifter i fællesskab med den faglige organisation uden, at der er tale om fælles administration.
Den faglige organisation kan opkræve et acontovederlag for udførelsen af de opgaver, der følger af administrationsaftalen. Vederlaget må ikke overstige a-kassens andel af de budgetterede fællesudgifter samt a-kassens egne udgifter i det omfang, de betales af den faglige organisation. Udgifter, der kan henføres til den ene part, kan ikke betragtes som fællesudgifter.
Stk. 2 Hvis administrationen omfatter afdelinger, skal beregningsgrundlaget for afdelingernes vederlag specificeres særskilt. Vederlaget for samtlige afdelinger specificeres under ét på samme måde som vederlaget for hovedkassen.
Stk. 3 For acontovederlaget gælder følgende:
-
1) Det årlige acontovederlag skal fastsættes på grundlag af et budget, der i hovedposter, jf. § 24, angiver de budgetterede udgifter og de budgetterede fordelingsnøgler. Acontovederlaget for hovedkontoret og det samlede acontovederlag for eventuelle afdelinger skal specificeres hver for sig. Der er ikke krav om, at acontovederlaget specificeres for den enkelte afdeling.
-
2) Budgettet skal vedlægges administrationsaftalen som bilag. Budgettet specificeres og opstilles på en standardblanket, der udarbejdes af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, med mindre styrelsen har godkendt andet. Hvis administrationsaftalen er flerårig, skal der hvert år udarbejdes et nyt budgetbilag.
-
3) A-kassens forudbetaling må ikke overstige 1/12 af det årlige acontovederlag.
-
4) Hvis a-kassen afholder fællesudgifter, skal eventuelle nettoudlæg i a-kassens favør løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti, jf. § 32.
Stk. 4 Det skal fremgå af administrationsaftalen, at styrelsen har adgang til samtlige oplysninger, der efter styrelsens vurdering har betydning for fastsættelsen af acontovederlaget og a-kassens endelige udgiftsandel. Styrelsen kan kræve oplysningerne dokumenteret eller påtegnet af a-kassens revisor.
For hovedposterne i administrationsaftalen gælder følgende for både det budgetterede og det endelige vederlag:
-
1) A-kassens maksimale andel af fælles udgifter til løn skal beregnes på grundlag af hver enkelt medarbejders faktiske tidsforbrug og individuelle løn. Beregningen kan baseres på grupper af medarbejdere med samme tidsforbrug.
-
2) A-kassens maksimale andel af fælles udgifter, der kan relateres til personaleforbruget, skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations gennemsnitlige tidsforbrug.
-
3) A-kassens maksimale andel af fælles lokaleudgifter skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations udnyttelse af det samlede areal.
-
4) A-kassens maksimale andel af fælles udgifter vedrørende IT, herunder driftsudgifter, afskrivninger, småaktiver og beregnet rente, udgør 80 pct.
-
5) A-kassens maksimale andel af fælles udgifter vedrørende andre driftsmidler, herunder driftsudgifter, afskrivninger, småaktiver og beregnet rente, skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.
-
6) A-kassens maksimale andel af fælles udgifter, der ikke kan henføres til nr. 1-5, skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.
Stk. 2 Hvis a-kassens administration eller enkelte administrative funktioner fuldt ud varetages af eller sammen med en faglig organisation, kan a-kassens andel af de hermed forbundne fællesudgifter ansættes til de i stk. 1 fastsatte maksima uden yderligere dokumentation for fordelingen.
Stk. 3 Hvis a-kassens administration eller enkelte administrative funktioner kun delvist varetages af eller sammen med en faglig organisation, skal der ved beregning af a-kassens andel af fællesudgifterne ske en tilsvarende reduktion.
Stk. 4 Det endelige vederlag for administrationen må ikke overstige de faktiske udgifter, der er forbundet med administrationen.
Hvis a-kassen benytter lokaler stillet til rådighed af den faglige organisation, kan a-kassen betale en andel af lokaleudgifterne. A-kassens andel skal beregnes forholdsmæssigt på grundlag af det benyttede areal. A-kassens areal fastsættes ved opmåling eller ved beregning med den personalerelaterede fordelingsnøgle, jf. § 24, stk. 1, nr. 2. A-kassens maksimale andel af lokaleudgifterne, jf. § 24, stk. 1, nr. 3, skal herefter fastsættes på en af følgende måder:
-
1) A-kassen kan indgå en huslejekontrakt med den faglige organisation. Kontrakten må kun omfatte det af a-kassen benyttede areal ved kontraktens indgåelse og skal i enhver henseende baseres på sædvanlige lejevilkår, medmindre en fravigelse er i a-kassens favør. Det skal fremgå af administrationsaftalen, at der er indgået en huslejekontrakt.
-
2) A-kassen kan betale en del af de afholdte driftsudgifter, eksklusiv afskrivninger, men inklusiv forrentning af ejendommens kontante anskaffelsessum eller seneste offentlige kontantvurdering. Rentesatsen kan ikke overstige Danmarks Nationalbanks diskonto plus 2 pct.
A-kassen kan betale en andel af småaktiver, der udgiftsføres fuldt ud i anskaffelsesåret, og som anvendes i fællesskab med den faglige organisation. Det er en forudsætning, at der under hensyn til organisationens størrelse er fastsat en fast beløbsgrænse for småaktiver.
Stk. 2 A-kassen kan betale en andel af foretagne afskrivninger på driftsmidler, der anvendes i fællesskab med den faglige organisation. Det er en forudsætning, at afskrivningerne er foretaget systematisk og i overensstemmelse med principperne i årsregnskabsloven.
A-kassen kan betale en andel af en beregnet rente, men derimod ikke af afholdte finansieringsudgifter. Renten skal beregnes på grundlag af de bogførte værdier af de driftsmidler, der anvendes i fællesskab med den faglige organisation. Det er en forudsætning, at der er foretaget systematiske afskrivninger i overensstemmelse med principperne i årsregnskabsloven. Rentesatsen kan ikke overstige Danmarks Nationalbanks diskonto plus 2 pct.
Det i årets løb afregnede acontovederlag skal efter regnskabsårets udgang reguleres i forhold til de faktiske udgifter. Hvis forudsætningerne for de budgetterede fordelingsnøgler er ændret i årets løb, skal der ved opgørelsen af de faktiske udgifter tages hensyn hertil.
Stk. 2 De faktiske udgifter skal efter regnskabsårets udgang specificeres og opstilles på en standardblanket, der udarbejdes af styrelsen, med mindre styrelsen har godkendt andet.
Hvis den faglige organisation opkræver medlemsbidrag til a-kassen, skal den faglige organisation i forbindelse med indgåelse af administrationsaftalen stille betryggende sikkerhed for et beløb svarende til a-kassens medlemsbidrag til staten for den seneste måned før aftalens indgåelse. Det skal fremgå af administrationsaftalen, hvordan sikkerhedsstillelsen foretages.
Den faglige organisation er forpligtet til at overholde de love og regler, der gælder for a-kassen, og den faglige organisation er erstatningsansvarlig over for a-kassen for tab, som skyldes fejl eller forsømmelser i forbindelse med administrationen, herunder fejludbetalinger og strafrenter. Den faglige organisations ansvar kan ikke fraskrives eller frafaldes.
Direktøren for Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan, når særlige forhold taler derfor, dispensere fra opgørelses- og fordelingsmetoder.