Kapitel 5 Administrativ og regnskabsmæssig praksis
Virksomheden skal have forretningsgange på alle væsentlige aktivitetsområder. Aktiviteter, der vedrører virksomheden i dens egenskab af finansiel virksomhed, anses som udgangspunkt for væsentlige. Gruppe 1-forsikringsselskabets indberetning af oplysninger til Finanstilsynet anses altid for at være væsentlig.
Stk. 2 Forretningsgangene skal som minimum
-
1) være lettilgængelige og overskuelige,
-
2) på fyldestgørende måde beskrive de aktiviteter, der skal udføres, herunder sikre at lovgivningen, anden relevant regulering samt de af virksomhedens ledelse besluttede politikker og retningslinjer efterleves og overholdes,
-
3) angive, hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer, der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver, og
-
4) opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering.
Stk. 3 Forretningsgangene kan foreligge elektronisk. Direktionen skal dog sikre, at de er tilgængelige i tilfælde af systemnedbrud i virksomheden.
Direktionen skal sikre, at der er fornøden dokumentation for virksomhedens aktiviteter, herunder at der er forretningsgange for
-
1) i hvilket omfang beslutninger, beføjelser, udførte opgaver og forretninger samt opståede hændelser skal dokumenteres,
-
2) i hvilken form dokumentationen skal ske,
-
3) hvorledes der sikres tilgængelighed til dokumentationen,
-
4) hvor længe dokumentationen skal opbevares, og
-
5) hvis relevant, til hvem dokumentationen kan og skal videregives.
Stk. 2 Direktionen i et gruppe 2-forsikringsselskab skal sikre, at det klart fremgår af de i § 13 nævnte forretningsgange mv.
-
1) hvilke opgaver der skal udføres,
-
2) hvordan opgaverne skal udføres,
-
3) i hvilket omfang udførte opgaver skal dokumenteres,
-
4) i hvilken form dokumentationen skal ske,
-
5) hvor dokumentationen skal opbevares,
-
6) hvor længe dokumentationen skal opbevares,
-
7) til hvem dokumentationen skal videregives, og
-
8) hvor tidligere udarbejdet dokumentation kan findes.
Stk. 3 Dokumentationen, jf. stk. 1, skal foreligge enten skriftligt eller elektronisk.
Virksomheden skal have en god regnskabsmæssig praksis. Dette indebærer blandt andet, at
-
1) virksomheden kan dokumentere, at offentliggjorte års- og delårsrapporter, herunder alle enkeltposter og noter, er udarbejdet i overensstemmelse med det regelsæt, der gælder for den pågældende rapport, og
-
2) virksomheden indhenter nødvendig information til brug for udarbejdelse af års- og delårsrapporter, herunder al relevant information til brug for fastlæggelse af regnskabsposter, der baseres på regnskabsmæssige skøn.