Med henblik på at sikre effektive former for virksomhedsstyring, herunder et effektivt risikostyringssystem og et effektivt internt kontrolsystem, skal direktionen i et gruppe 1-forsikringsselskab sikre, at virksomheden som minimum har følgende fire nøglefunktioner: Risikostyringsfunktion, compliancefunktion, aktuarfunktion og intern auditfunktion.
Stk. 2 Direktionen skal for hver af de mindst fire nøglefunktioner udpege en nøgleperson, der er den ansvarlige for funktionen, jf. dog stk. 7, § 20, stk. 2, og § 21, stk. 3. Direktionen skal vurdere, om virksomheden har andre nøglepersoner og i så fald identificere disse.
Stk. 3 Direktionen skal udarbejde funktionsbeskrivelser af nøglefunktionerne, der fordeler, adskiller og koordinerer nøglefunktionernes arbejdsopgaver og ansvar i overensstemmelse med bestyrelsens politikker med henblik på at forhindre unødigt sammenfald imellem funktionerne og sikre effektivt samarbejde i virksomheden.
Stk. 4 Nøglefunktionerne rapporterer til direktionen på eget initiativ, herunder om større problemer inden for deres ansvarsområde, jf. artikel 268, stk. 3, i Kommissionens delegerede forordning (EU) 2015/35 af 10. oktober 2014 om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/138/EF om adgang til og udøvelse af forsikrings- og genforsikringsvirksomhed (Solvens II), og efter anmodning fra direktionen. De udpegede nøglepersoner er ansvarlige for nøglefunktionernes rapportering til direktionen. Nøglefunktionerne afleverer mindst en gang årligt en rapport til direktionen, jf. dog § 20, stk. 2, og § 21, stk. 3. Direktionen skal sikre, at nøglepersonerne i nødvendigt omfang kan rette henvendelse og rapportere direkte til bestyrelsen uafhængigt af direktionen, og at de kan give udtryk for betænkeligheder og advare bestyrelsen i de tilfælde, hvor de finder det nødvendigt, uden at dette berører det ansvar, som bestyrelsen har, jf. § 70 i lov om finansiel virksomhed.
Stk. 5 En person eller organisatorisk enhed kan udføre mere end én nøglefunktion, hvor det er forsvarligt under hensyntagen til arten, omfanget og kompleksiteten af virksomhedens risici og aktiviteter, jf. § 2, stk. 1, nr. 1, jf. dog artikel 268, stk. 1, og artikel 271, stk. 1 og 2, i Kommissionens delegerede forordning (EU) 2015/35 af 10. oktober 2014 om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/138/EF om adgang til og udøvelse af forsikrings- og genforsikringsvirksomhed (Solvens II).
Stk. 6 Direktionen kan som nøgleperson udpege en medarbejder, der også har ansvar for andre opgaver end funktionens, jf. dog artikel 258, stk. 1, litra g, stk. 5, og artikel 268, stk. 1, i Kommissionens delegerede forordning (EU) 2015/35 af 10. oktober 2014 om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/138/EF om adgang til og udøvelse af forsikrings- og genforsikringsvirksomhed (Solvens II).
Stk. 7 Et medlem af direktionen kan alene udpeges som en af de i stk. 2, 1. pkt., nævnte nøglepersoner, hvis udpegningen sker under hensyntagen til § 2, stk. 1, nr. 1, og besluttes af bestyrelsen.
Stk. 8 Direktionen kan vælge, at en nøglefunktions opgaver placeres i organisatoriske enheder uden for nøglefunktionen. Hvis direktionen vælger at placere en nøglefunktion i organisatoriske enheder, som har andre opgaver, skal direktionen sikre, at placeringen af nøglefunktionen er betryggende, herunder at eventuelle interessekonflikter i forhold til varetagelsen af funktionens opgaver og øvrige opgaver håndteres betryggende.
Stk. 9 Uanset stk. 7 og 8 skal nøglepersonen sikre, at nøglefunktionen udfører opgaver henhørende under funktionen på betryggende vis.
Stk. 10 Virksomheden kan outsource en eller flere nøglefunktioners opgaver helt eller delvist, men direktionen skal fortsat udpege en nøgleperson, der er den ansvarlige for nøglefunktionen, jf. stk. 2.