Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv.

Stk. 2 Gennem regnskabsvæsenet skal tilvejebringes de fornødne oplysninger til brug for den løbende interne regnskabsopfølgning, den periodiske regnskabsaflæggelse samt den årlige udfærdigelse af statsregnskabet. Endvidere skal regnskabsvæsenet bidrage til udarbejdelsen af årsrapporter.

Stk. 3 Regnskabsvæsenet skal bidrage med oplysninger til revisionen af regnskaberne i henhold til gældende lovgivning herom.

Stk. 2 Departementerne skal meddele Moderniseringsstyrelsen, hvilke institutioner der omfattes af bekendtgørelsen i henhold til § 2, stk. 1, nr. 3-4.

Stk. 2 Selvejende institutioner omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2, betragtes ligeledes som virksomheder.

Stk. 2 Som regnskabsførende institutioner betragtes endvidere selvejende institutioner mv., som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2-3.

Stk. 3 En regnskabsførende institution administrerer en eller flere bogføringskredse/regnskaber.

Stk. 4 Institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, administrerer bevillingerne i en eller flere bogføringskredse/regnskaber.

Stk. 2 Moderniseringsstyrelsen forestår udmøntningen af reglerne om statens regnskabsvæsen. Alle udkast til love, bekendtgørelser og cirkulærer, der indeholder bestemmelser om statens regnskabsvæsen, skal forelægges Moderniseringsstyrelsen til godkendelse.

Stk. 3 Moderniseringsstyrelsen forestår opstilling af statsregnskabet efter Finansministeriets retningslinjer.

Stk. 4 Moderniseringsstyrelsen stiller likviditet til rådighed for de i § 4, stk. 1, anførte regnskabsførende institutioner samt de i § 4 stk. 4 nævnte institutioner.

Stk. 5 Moderniseringsstyrelsen har ansvar for de i § 11, stk. 1 og 2, nævnte systemer samt de hermed forbundne hjælpesystemer. Moderniseringsstyrelsen har herunder ansvar for at stille de relevante krav til systemernes drift og sikkerhed, herunder vedrørende persondata, og for at sikre overholdelse af kravene.

Stk. 6 Moderniseringsstyrelsen har endvidere det overordnede ansvar for planlægning og gennemførelse af omlægninger vedr. ministerområdernes anvendelse af de i § 11, stk. 1 og 2, nævnte systemer.

Stk. 2 Departementerne tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres områder, herunder omlægninger vedrørende ministerområdets anvendelse af de i § 11, stk. 2, nævnte systemer. Departementerne fører kontrol med overholdelsen af reglerne om statens regnskabsvæsen og sikrer tilvejebringelsen af de oplysninger, der er nævnt i § 1.

Stk. 3 Ved tilrettelæggelsen af regnskabsvæsenet skal departementerne sikre, at virksomhederne og de regnskabsførende institutioner har en sådan størrelse, at de kan gennemføre en forsvarlig tilrettelæggelse af regnskabsvæsenet.

Stk. 4 Hvis dette ikke er muligt, skal departementerne på anden måde sikre, at der kan gennemføres en forsvarlig tilrettelæggelse af regnskabsvæsenet eventuelt ved, at regnskabsfunktionerne samles i fælles regnskabsmæssige driftscentre eller varetages af eksterne driftscentre.

Stk. 5 Departementerne skal udarbejde en ministerieinstruks, jf. §§ 13-15.

Stk. 2 Virksomhederne tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres område, herunder områdets opdeling på regnskabsførende institutioner.

Stk. 3 Virksomheder omfattet af § 3, stk. 1, skal udarbejde en virksomhedsinstruks, jf. §§ 16-19.

Stk. 2 De regnskabsførende institutioner og institutioner, som er omfattet af § 2, stk.1, nr. 4, tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres eget område, herunder tilrettelæggelse af indrapporteringen til de anvendte systemer og kontrol med det fra systemerne modtagne materiale.

Stk. 3 De regnskabsførende institutioner, jf. stk. 4, stk. 1, skal udarbejde en regnskabsinstruks, jf. §§ 20-23.

Stk. 4 Institutioner, som er omfattet af § 2, stk.1, nr. 4, skal udarbejde og ajourføre interne retningslinjer, der beskriver institutionens regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af de regnskabsmæssige opgaver for de administrerede bevillinger. Retningslinjerne skal opfylde kravene i §§ 21-22.

Stk. 2 Undtagelsesvis kan regnskabsførende institutioner i henhold til § 4 optages som virksomheder i CVR, når virksomhedsledelsen for den virksomhed i henhold til § 3, hvorunder institutionerne henhører, udøves af ministeriets departement.

Stk. 3 For institutioner, der er omfattet af § 2, stk.1, nr. 1, foretages optagelsen i CVR af Danmarks Statistik i samråd med Moderniseringsstyrelsen og vedkommende ministeriums departement.

Stk. 4 For institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2, foretages optagelsen i CVR af Erhvervsstyrelsen.

Stk. 2 Institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1, er endvidere forpligtet til at anvende de systemer på økonomi-, betalings-, HR- og lønområdet, der stilles til rådighed af Moderniseringsstyrelsen.

Stk. 3 Tilslutning til de i § 11, stk. 1 og 2, nævnte systemer sker efter nærmere aftale med Moderniseringsstyrelsen.

Stk. 4 Anvendelse af andre systemer end de i stk. 2 nævnte, forudsætter Finansministeriets godkendelse. En godkendelse forudsætter, at de pågældende områder betjener sig af et system, der tilgodeser de informations-, sikkerheds-, kontrol- og tidsmæssige krav, der til enhver tid gælder for de i stk. 2 nævnte systemer. En tilladelse forudsætter endvidere, at data kan udveksles elektronisk eller på anden måde med Moderniseringsstyrelsens systemer. Finansministeriet orienterer Rigsrevisionen om eventuelle godkendelser.

Stk. 5 Institutioner, der anvender supplerende systemer til at understøtte digitaliseringen af regnskabsvæsenet, skal sikre, at den supplerende systemløsning til stadighed understøtter gældende statslige standarder. Rigsrevisionen skal have adgang til at udtale sig inden ibrugtagningen af supplerende systemer, såfremt disse har betydning for revisionen.

Stk. 2 Selvejende institutioner omfattet af § 2, stk.1, nr. 2-3, er forpligtet til at anvende Moderniseringsstyrelsens betalingssystemer til modtagelse af tilskud og til udbetaling af løn, i det omfang de anvender det i § 11, stk. 2, nævnte system lønområdet på, men kan også anvende betalingssystemerne til andre betalinger.

Stk. 3 Institutioner, omfattet af § 2, stk.1, nr.. 4, er forpligtede til at anvende det i § 11, stk. 1, nævnte koncernsystem og det i § 11, stk. 2, nævnte betalingssystem i forbindelse med administrationen af bevillingerne. Institutionerne kan også anvende betalingssystemet til andre betalinger.

Stk. 2 Administrerer institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, bevillinger for virksomheden, skal virksomhedsinstruksen indeholde en beskrivelse heraf.

Stk. 2 Den af departementet godkendte virksomhedsinstruks skal sendes til Rigsrevisionen og de under virksomheden hørende regnskabsførende institutioner.

Stk. 2 Medarbejdere, der er beskæftiget med systemudvikling, programmering, driftsafvikling og kontrol hermed, må ikke varetage funktioner i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering og betalingsforretninger.

Stk. 2 Bilaget opbevares lokalt i institutionen og er ikke omfattet af fremsendelsespligten i henhold til § 23.

Stk. 2 Registreringerne skal som minimum omfatte:

• 1) Betalingstransaktioner i form af ind- og udbetalinger.

• 2) Indtægtstransaktioner i form af driftsindtægter, anlægsindtægter samt skatter og overførselsindtægter mv.

• 3) Udgiftstransaktioner i form af driftsudgifter, anlægsudgifter og overførselsudgifter mv.

• 4) Afskrivninger på materielle og immaterielle anlægsaktiver.

• 5) Nedskrivning af materielle og immaterielle anlægsaktiver.

• 6) Nedskrivninger af udlån og tilgodehavender.

• 7) Værdiregulering af værdipapirer og kapitalandele.

• 8) Tilgang og forbrug af varelagre til brug for produktion.

• 9) Tilgang og forbrug af hensatte forpligtelser.

• 10) Aktiver i form af immaterielle, materielle og finansielle anlægsaktiver samt omsætningsaktiver, herunder aktiver som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.

• 11) Passiver i form af hensatte forpligtelser og kort- og langfristede gældsforpligtelser, herunder passiver som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.

• 12) Afgivne tilsagn, der har udgifts- eller indtægtsvirkning i et kommende finansår.

Stk. 3 Ændring af regnskabspraksis og overførsel af aktiver og passiver mellem regnskabsførende institutioner registreres efter nærmere retningslinjer fra Moderniseringsstyrelsen.

Stk. 4 Registreringer skal endvidere efter behov omfatte dispositioner mv., jf. § 40.

Stk. 2 Der er følgende undtagelser fra stk. 1:

• 1) Udgifter ved tilskudsordninger registreres på tidspunktet for afgivelse af bindende tilsagn.

• 2) Projektindtægter mv., hvis retmæssige oppebørsel forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen til denne aktivitet.

• 3) Afskrivninger på materielle og immaterielle aktiver registreres systematisk over aktivets brugstid.

• 4) Nedskrivning af materielle anlægsaktiver registreres, når et varigt værdifald på anlægsaktivets regnskabsmæssige værdi konstateres.

• 5) Udlån og tilgodehavender nedskrives, når det ikke er sandsynligt at hele eller dele af fordringens bogførte beløb modtages.

• 6) Værdipapirer og kapitalandele værdireguleres til den opgjorte værdi på balancedagen.

• 7) Tilgang og forbrug af varelager registreres i takt med, at varelageret forbruges.

• 8) Tilgang af hensatte forpligtelser registreres, når en forpligtende begivenhed er indtruffet, og forpligtelsen er sandsynlig, men tidspunktet for betaling eller beløbets størrelse er uvist. Reguleringen af hensatte forpligtelser registreres, når forpligtelsen kan opgøres endeligt. Forbrug af hensatte forpligtelser registreres, når forpligtelsen realiseres.

Stk. 2 Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset om dokumentationen findes på et elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end den regnskabsførende institution. Øvrige bilag anses som interne. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet (dvs. dokumentere registreringernes rigtighed), herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb.

Stk. 3 Registreringerne skal så vidt muligt foretages i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Registreringerne skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.

Stk. 4 Bilag skal som grundlag for registreringen være godkendt af hertil bemyndigede personer.

Stk. 5 Rettes regnskabsmateriale, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.

Stk. 6 Den regnskabsmæssige registrering skal så vidt muligt foregå automatisk på baggrund af elektronisk overførte data. Registreres på baggrund af elektronisk overførte data, skal den regnskabsførende institution dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering.

Stk. 7 Registreringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Stk. 8 Registrering skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til Statens Kontoplan (koncernkontoplanen).

Stk. 9 Institutioner, der ikke anvender de systemer Moderniseringsstyrelsen stiller til rådighed, jf. § 11, stk. 4, kan registrere i henhold til en kontoplan (institutionskontoplan), som entydigt refererer til - og lokalt kan omsættes til - Statens Kontoplan.

Stk. 2 Der skal under hensyntagen til betalingernes størrelse og frekvens foretages de fornødne kontroller af såvel grundlaget for ind- og udbetalinger som den faktiske effektuering heraf.

Stk. 2 Afregninger fra en regnskabsførende institution skal udarbejdes og sendes elektronisk, og afregninger til en regnskabsførende institution skal modtages elektronisk af institutionen.

Stk. 2 Institutionskassen skal begrænses til beløb, der er absolut nødvendige under hensyn til institutionens daglige og uforstyrrede drift. Institutionskassens maksimumbeløb skal fremgå af den regnskabsførende institutions regnskabsinstruks.

Stk. 3 Det påhviler chefen for en institution ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.

Stk. 4 Der kan afkræves sikkerhedsstillelse af personer eller virksomheder mv., som modtager indbetalinger eller foretager udbetalinger på statens vegne, eller som i deres varetægt har penge eller andre værdier, som staten ejer eller har ansvaret for.

Stk. 2 Regnskabsåret følger finansåret.

Stk. 2 De regnskabsførende institutioner, hvorunder bogføringskredsen henhører, skal månedligt bekræfte, at registreringerne i koncernsystemet er i overensstemmelse med registreringerne i det lokale økonomisystem.

Stk. 2 Virksomhederne godkender deres årlige regnskab over for departementerne. Departementerne fastsætter i ministerieinstruksen de nærmere retningslinjer for godkendelsen af perioderegnskaber i årets løb samt det nærmere indhold af denne godkendelse, jf. § 14.

Stk. 3 Departementerne godkender ministerområdets årlige regnskab over for Moderniseringsstyrelsen og Rigsrevisionen. Moderniseringsstyrelsen fastsætter de nærmere retningslinjer for godkendelsen af perioderegnskaber i årets løb samt det nærmere indhold af denne godkendelse.

Stk. 4 Departementernes godkendelse af deres årlige regnskab sker via en regnskabserklæring, hvori det oplyses:

• 1) om der er ændringer i regnskabsprincipperne, der har betydning for vurderingen af regnskabet for det pågældende finansår,

• 2) om regnskabet indeholder alle de bogføringskredse og delregnskaber, som ministerområdet er ansvarlig for,

• 3) om forbruget af bevillinger er opgjort korrekt,

• 4) om aktiver og passiver er opgjort korrekt, og

• 5) om der inden for ministerområdet er etableret forretningsgange og interne kontroller, som i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Stk. 5 Regnskabsførende institutioner og virksomheder, som er serviceret af Statens Administration, skal foretage godkendelsen af deres årlige regnskab efter stk. 1 og 2 på grundlag af Statens Administrations regnskabserklæringer samt foretagne interne kontroller.

Stk. 2 Det skal kontrolleres, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller under hensyntagen til væsentlighed og risiko, som sikrer regnskabsaflæggelsen.

Stk. 3 Det skal kontrolleres, at der er etableret et tilsyn under hensyntagen til væsentlighed og risiko, som sikre, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller i henhold til stk. 2.

Stk. 2 Selvejende institutioner mv., der er omfattet af § 2, stk.1, nr. 3, skal som minimum over for tilskudsydende statsinstitution udarbejde et årsregnskab bestående af en balance, en resultatopgørelse, en redegørelse for anvendt regnskabspraksis, en opgørelse over bevægelserne i egenkapitalen samt noter.

Stk. 3 Institutioner, som er omfattede af § 2, stk.1, nr. 4, er for de administrerede bevillinger omfattede af reglerne i §§ 34-37.

Stk. 4 Årsregnskabet efter § 38, stk. 2, skal påtegnes af institutionen med en regnskabserklæring, hvori det bekræftes at regnskabet er opgjort korrekt.

Stk. 2 Departementerne forestår fremsendelse af årsrapporterne for virksomheder omfattet af § 2, stk.1, nr. 1, til Finansministeriet, Rigsrevisionen og Folketingets Finansudvalg. Moderniseringsstyrelsen fastsætter den nærmere afleveringsdato.

Stk. 3 Årsrapporten består af følgende elementer:

• 1) Beretning.

• 2) Målrapportering.

• 3) Finansiel rapportering.

• 4) Påtegning.

Stk. 4 Årsrapporten påtegnes af virksomhedens ledelse og for virksomheder, omfattet af § 2, stk.1, nr. 1, endvidere af ressortministeriets departement. Med påtegningen tilkendegives:

• 1) at årsrapporten er rigtig, dvs. at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende,

• 2) at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis, og

• 3) at der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af de midler og ved driften af de institutioner, der er omfattet af årsrapporten.

Stk. 5 For virksomheder omfattet af § 2, stk.1, nr. 1, skal årsrapporten endvidere omfatte de regnskabsmæssige forklaringer til brug for Rigsrevisionens bevillingskontrol. Rigsrevisionen kan herudover indhente nødvendige informationer mv. til brug for årsrevisionen.

Stk. 6 Departementerne skal udarbejde en årsrapport der som minimum indeholder en finansiel rapportering, påtegning og de regnskabsmæssige forklaringer til brug for Rigsrevisionens bevillingskontrol.

Stk. 2 De interne regnskaber skal kunne danne grundlag for belysning af, hvad de enkelte aktiviteter og finanslovsformål koster eller forventes at koste bl.a. til udarbejdelsen af omkostningsfordelinger, samt hvilke faktorer der er bestemmende for forbruget af ressourcer til produktion. Ligeledes skal det interne regnskab kunne danne grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten.

Stk. 2 Ministerier og institutioner skal, i det omfang Moderniseringsstyrelsen bestemmer det, tilvejebringe supplerende regnskabsmateriale til brug for aflæggelsen af statsregnskabet, herunder sådanne noter og oversigter over den statslige aktivitet, som er nødvendige for regnskabets rette forståelse.

Stk. 3 Institutioner, som er omfattet af § 2, stk.1, nr. 4, meddeler Moderniseringsstyrelsen de oplysninger og tilvejebringer det regnskabsmæssige materiale, som Moderniseringsstyrelsen finder nødvendigt for at opstille statsregnskabet, jf. § 6, stk. 3.

Stk. 2 Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift.

Stk. 3 Udstedte eller modtagne elektroniske bilag til brug for regnskabsføringen skal opbevares i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser, uanset om data opbevares i den registrerede virksomhed eller hos en tredjepart.

Stk. 4 Papirbilag, der er omdannet til elektronisk form med henblik på opbevaring på elektronisk medie, mikrofilm eller lign., kan destrueres.

Stk. 2 Regnskabsmaterialet for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige

• 1) sørger for at opbevare materialet i overensstemmelse med denne bekendtgørelse

• 2) til enhver tid kan fremskaffe materialet og

• 3) opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. i Danmark, således at offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet.

Stk. 3 Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden. Øvrigt regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan under de samme betingelser opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående 3 måneder. Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-3. finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 2 Forvaltningen af udgifter og indtægter omfatter disponering og godkendelse af udgifts-/indtægtsbilag. Endvidere omfatter forvaltningen af indtægter regningsudskrivning/opkrævning for så vidt angår skatter og afgifter mv. og debitorforvaltning.

Stk. 3 Disponering omfatter indgåelse af aftaler, køb af varer og tjenesteydelser mv., der medfører eller kan medføre udgifter eller indtægter for den regnskabsførende institution. Disponeringen skal godkendes af en hertil bemyndiget person i overensstemmelse med de givne bevillinger og under hensyntagen til Finansministeriets retningslinjer. Finansministeriet kan kræve indberettet omfanget af foretagne dispositioner af en nærmere bestemt art.

Stk. 4 Godkendelse af udgifts- og indtægtsbilag omfatter bilagets materielle og økonomiske indhold, i hvilken forbindelse der skal føres kontrol med, at de i bilaget nævnte varer, ydelser mv. er leveret, og at bilaget er korrekt. Hvor der ikke foreligger en direkte modydelse, skal der ved godkendelsen føres kontrol med, at grundlaget for udgiften/indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt.

Stk. 5 Institutioner, som er omfattede af § 2, stk. 1, nr. 4, er for de administrerede bevillinger omfattede af reglerne i stk. 1-4.

Stk. 2 De regnskabsførende institutioner skal løbende afstemme de regnskabsmæssige registreringer af aktiver og passiver, herunder kasse- og likvidbeholdninger.

Stk. 3 De regnskabsførende institutioner skal efter behov føre særskilte fortegnelser over væsentlige regnskabsmæssige aktiver og passiver samt øvrige væsentlige værdier og forpligtelser, hvor sådanne specifikationer ikke fremgår af den regnskabsmæssige registrering eller institutionens anlægskartotek.

Stk. 4 De regnskabsførende institutioner skal periodisk føre kontrol med, at regnskabsmæssige aktiver og øvrige værdier er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse.

Stk. 5 Institutioner, som er omfattede af § 2, stk. 1, nr. 4, er for de administrerede bevillinger omfattede af reglerne i stk. 1-4.

Stk. 2 Likvide midler skal indsættes på en konto i det af Moderniseringsstyrelsen administrerede betalingssystem eller i et pengeinstitut. Disse midler indgår ikke i opgørelsen af institutionskassen. Værdipapirer anbringes i et åbent depot i et pengeinstitut eller på anden betryggende måde.

Stk. 2 Bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. ophæves.