Kapitel 6 Regnskabsmæssig registrering
Regnskabsmæssige registreringer skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingen. Hvis dette ikke er muligt, skal der optages særskilte bestemmelser herom i regnskabsinstruksen med henblik på at sikre kontrollen med betalingerne på anden måde, jf. § 28. For institutioner, omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, skal tilsvarende særskilte bestemmelser optages i institutionens interne retningslinjer, jf. § 9, stk. 4.
Registreringerne skal omfatte indtrufne økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af institutionens aktivitet. De økonomiske hændelser skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at hændelserne er indtruffet og en økonomisk opgørelse kan finde sted.
Stk. 2 Registreringerne skal som minimum omfatte:
-
1) Betalingstransaktioner i form af ind- og udbetalinger.
-
2) Indtægtstransaktioner i form af driftsindtægter, anlægsindtægter samt skatter og overførselsindtægter mv.
-
3) Udgiftstransaktioner i form af driftsudgifter, anlægsudgifter og overførselsudgifter mv.
-
4) Afskrivninger på materielle og immaterielle anlægsaktiver.
-
5) Nedskrivning af materielle og immaterielle anlægsaktiver.
-
6) Nedskrivninger af udlån og tilgodehavender.
-
7) Værdiregulering af værdipapirer og kapitalandele.
-
8) Tilgang og forbrug af varelagre til brug for produktion.
-
9) Tilgang og forbrug af hensatte forpligtelser.
-
10) Aktiver i form af immaterielle, materielle og finansielle anlægsaktiver samt omsætningsaktiver, herunder aktiver som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.
-
11) Passiver i form af hensatte forpligtelser og kort- og langfristede gældsforpligtelser, herunder passiver som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.
-
12) Afgivne tilsagn, der har udgifts- eller indtægtsvirkning i et kommende finansår.
Stk. 3 Ændring af regnskabspraksis og overførsel af aktiver og passiver mellem regnskabsførende institutioner registreres efter nærmere retningslinjer fra Moderniseringsstyrelsen.
Stk. 4 Registreringer skal endvidere efter behov omfatte dispositioner mv., jf. § 40.
Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og ydelser til eller fra staten, skal registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og ydelser, skal registrering ske, så snart beløbet kan opgøres, og senest på betalingstidspunktet.
Stk. 2 Der er følgende undtagelser fra stk. 1:
-
1) Udgifter ved tilskudsordninger registreres på tidspunktet for afgivelse af bindende tilsagn.
-
2) Projektindtægter mv., hvis retmæssige oppebørsel forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen til denne aktivitet.
-
3) Afskrivninger på materielle og immaterielle aktiver registreres systematisk over aktivets brugstid.
-
4) Nedskrivning af materielle anlægsaktiver registreres, når et varigt værdifald på anlægsaktivets regnskabsmæssige værdi konstateres.
-
5) Udlån og tilgodehavender nedskrives, når det ikke er sandsynligt at hele eller dele af fordringens bogførte beløb modtages.
-
6) Værdipapirer og kapitalandele værdireguleres til den opgjorte værdi på balancedagen.
-
7) Tilgang og forbrug af varelager registreres i takt med, at varelageret forbruges.
-
8) Tilgang af hensatte forpligtelser registreres, når en forpligtende begivenhed er indtruffet, og forpligtelsen er sandsynlig, men tidspunktet for betaling eller beløbets størrelse er uvist. Reguleringen af hensatte forpligtelser registreres, når forpligtelsen kan opgøres endeligt. Forbrug af hensatte forpligtelser registreres, når forpligtelsen realiseres.
Den regnskabsmæssige registrering skal tilrettelægges således, at alle registreringer kan følges til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet).
Stk. 2 Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset om dokumentationen findes på et elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end den regnskabsførende institution. Øvrige bilag anses som interne. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet (dvs. dokumentere registreringernes rigtighed), herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb.
Stk. 3 Registreringerne skal så vidt muligt foretages i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Registreringerne skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.
Stk. 4 Bilag skal som grundlag for registreringen være godkendt af hertil bemyndigede personer.
Stk. 5 Rettes regnskabsmateriale, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
Stk. 6 Den regnskabsmæssige registrering skal så vidt muligt foregå automatisk på baggrund af elektronisk overførte data. Registreres på baggrund af elektronisk overførte data, skal den regnskabsførende institution dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering.
Stk. 7 Registreringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.
Stk. 8 Registrering skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til Statens Kontoplan (koncernkontoplanen).
Stk. 9 Institutioner, der ikke anvender de systemer Moderniseringsstyrelsen stiller til rådighed, jf. § 11, stk. 4, kan registrere i henhold til en kontoplan (institutionskontoplan), som entydigt refererer til - og lokalt kan omsættes til - Statens Kontoplan.