Hvis en offentlig myndighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og databeskyttelsesloven anvender personnummer som identifikation eller journalnummer, skal det være personnummeret for den person, sagen vedrører.
Stk. 2 Bestemmelsen i stk. 1 gælder dog ikke, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at det under et forvaltningsområde er nødvendigt at henføre flere personer til samme sag. I sådanne tilfælde afgør forvaltningen selv, hvorledes den interne sagsregistrering tilrettelægges mest hensigtsmæssigt. Ved denne tilrettelæggelse skal der bl.a. tages ligestillingsmæssige hensyn.