Forfattere: Hanne Marie Motzfeldt og Azad Taheri Abkenar
Udgivelsesdato: 21. august 2019
ISBN: 9788757441147
- Side 197 -
...teknologier, jf. forvaltningslovens § 23, forudsætningsvis. Det skal blot sikres, at der opbygges arbejdsgange, der sikrer, at de mundtlige afgørelser noteres på de relevante sager og journaliseres på sagen, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 2, og § 15, stk. 1, sidste pkt. Se herom Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, s. 260 og s. 294 ff.
- Side 207 -
...dokumentationshensyn, der er beskrevet i ombudsmandens notat om forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer. Af denne praksis fremgår, at digitale løsninger skal understøtte overholdelse af notat- og journaliseringspligt, som disse er fastlagt i lovbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 13 og 15 og suppleret af retsgrundsætninger og god forvaltningsskik.
...tages notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt i afgørelsessager, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Notatpligten gælder ikke i forbindelse med behandling af sager inden for strafferetsplejen, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 3. For en uddybning af reglerne henvises til Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, s. 288 ff.
(...)
Reglen i offentlighedslovens § 13 suppleres af ulovbestemte grundsætninger og god forvaltningsskik, jf. FOB 2010 4-1, FOB 2001.117 og FOB 2007.279. Der kan f.eks. være pligt til at overveje dokumentationshensyn under en udviklingssag, selvom der ikke er tale om afgørelsessager.
(...)
- Side 208 -
...vedkommende FOB 2003.409. Også eksterne sagkyndige vurderinger er omfattet. Det må antages at gælde, uanset om sådanne eksterne vurderinger er udarbejdet af en fysisk person eller genereret via f.eks. machine learning-baserede moduler. Se tilsvarende om digitalt dannede sagkyndige vurderinger i relation til partshøringspligten ovenfor i afsnit 6.2.
(...)
...prædikative model til indsatser over for ledige, dannes der i realiteten maskinelle sagkyndige vurderinger af den enkelte lediges situation. I det omfang lignende løsninger danner sådanne profiler, og løsningerne tilhører den sagsbehandlende myndighed, synes disse ikke at være omfattet af offentlighedslovens § 13, stk. 1, om eksterne sagkyndige vurderinger.
(...)
...adfærdsforudsigelser mv. Se til sammenligning FOB 2003.280 og FOB 2004.189 vedrørende notater om iagttagelser i forbindelse med en parts deltagelse i ansættelses- og egnethedsprøver og FOB 2001.98 om udtalelser om partens helbredstilstand indhentet fra partens egen læge. En myndigheds egne standpunkter, argumenter eller vurderinger med hensyn til en sags afgø-
(...)
- Side 209 -
Konsekvensen af, at oplysninger er omfattet af notatpligten, er, at de skal noteres på sagen, hvis de ikke »i øvrigt fremgår af sagens dokumenter«, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1, sidste pkt. Dette skal ske snarest muligt efter modtagelse af oplysningen, jf. FOB 1996.150.
(...)
...forhold til væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Er der planer om at etablere indsigtsordninger for borgerne i den digitale løsning, bør det overvejes, at tilfælde, hvor der meddeles aktindsigt uden følgebrev, har været anset for væsentlige sagsbehandlingsskridt i den analoge forvaltning, jf. FOB 2004.452.
- Side 210 -
Journaliseringspligten omfatter også interne dokumenter i endelig form, f.eks. notater efter offentlighedslovens § 13, herunder om oplysninger der hentes fra de ovenfor omtalte dokumenter. Se herom ovenfor i afsnit 8.2.