Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.
Stk. 2 Et dokument omfattet af stk. 1, som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.
Stk. 3 Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:
-
1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse.
-
2) Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.
Stk. 4 Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af § 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning.
Stk. 5 Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om helt eller delvis at undtage forvaltningsmyndigheder m.v., der er omfattet af stk. 4, fra pligten til at journalisere. Bekendtgørelse om undtagelse fra journaliseringspligten i sager om politiets videregivelse af oplysninger og udstedelse af straffeattester, børneattester samt fuldstændige udskrifter