Forfattere: Hanne Marie Motzfeldt og Azad Taheri Abkenar
Udgivelsesdato: 21. august 2019
ISBN: 9788757441147
- Side 207 -
...dokumentationshensyn, der er beskrevet i ombudsmandens notat om forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer. Af denne praksis fremgår, at digitale løsninger skal understøtte overholdelse af notat- og journaliseringspligt, som disse er fastlagt i lovbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 13 og 15 og suppleret af retsgrundsætninger og god forvaltningsskik.
- Side 209 -
...§ 15, stk. 1, fremgår, at dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Bestemmel-
(...)
- Side 210 -
...efter offentlighedsloven gælder kun for statslige forvaltningsmyndigheder og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 4. Andre myndigheder kan dog være forpligtet til at indrette deres eventuelle sagsbehandlende løsninger og tilstødende arbejdsgange til at
(...)
- Side 211 -
Den sagsbehandlende løsning og de forbundne arbejdsgange skal indrettes på en sådan måde, at journalisering sker, snarest muligt efter der er sket afsendelse eller en meddelelse fra en borger er modtaget, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 2, dvs. som udgangspunkt inden 3-4 dage og for elektroniske meddelelser inden 7 arbejdsdage.
(...)
...i det samme journalsystem eller med samme indblikskoder (adgangskontrol og/eller adgangsstyring). Tværtimod bør der tages stilling til, om der kan være forhold i de sager, der vil blive håndteret via den sagsbehandlende løsning, der taler for, at der etableres (let) mulighed for at journalisere i særskilte løsninger eller med særlige indblikskoder.