Kapitel 6 1 Forberedelse af udbud
En ordregiver kan, inden der iværksættes en udbudsprocedure, gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet og informere økonomiske aktører om ordregiverens udbudsplaner og krav i forbindelse med udbuddet. Ordregiveren kan i den forbindelse have dialog med og modtage rådgivning fra økonomiske aktører. Rådgivningen kan anvendes i planlægningen og gennemførelsen af udbuddet, forudsat at dette ikke medfører en overtrædelse af principperne i § 2.
Stk. 2 Har en økonomisk aktør eller en virksomhed, der har tilknytning til en økonomisk aktør, rådgivet en ordregiver i forbindelse med en markedsundersøgelse eller på anden måde rådgivet eller været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren, skal ordregiveren træffe passende foranstaltninger for at undgå, at konkurrencen fordrejes af den pågældende økonomiske aktørs deltagelse i udbuddet. Ordregiveren skal som minimum
-
1) så vidt muligt sikre, at relevante oplysninger, der er udvekslet i forbindelse med en økonomisk aktørs involvering i udbudsproceduren, indgår i udbudsmaterialet, og
-
2) fastsætte tidsfristerne for modtagelse af ansøgninger og tilbud, så de udligner den tidsmæssige fordel, som en økonomisk aktør kan have opnået ved involvering i forberedelsen af udbuddet, herunder ved dialog med og rådgivning modtaget fra økonomiske aktører.
Stk. 3 En ordregiver skal udelukke den pågældende ansøger eller tilbudsgiver i henhold til § 136, nr. 2, hvis ordregiveren ikke ved mindre indgribende foranstaltninger kan sikre overholdelse af ligebehandlingsprincippet.
En ordregiver skal anføre de tekniske specifikationer som defineret i punkt 1 i bilag VII til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65) i udbudsmaterialet.
Stk. 2 En ordregiver skal i de tekniske specifikationer fastsætte de egenskaber, som kræves af et bygge- og anlægsarbejde, en tjenesteydelse eller en vare. Ordregiveren kan stille krav til den specifikke proces eller metode for produktion eller levering af de ønskede bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser samt krav angående intellektuel ejendomsret, herunder om overførelse af intellektuel ejendomsret.
Stk. 3 Ved alle indkøb, der er beregnet til anvendelse af fysiske personer, skal de tekniske specifikationer undtagen i behørigt begrundede tilfælde fastsættes under hensyntagen til adgangsmuligheder for handicappede eller design for samtlige brugere. Ved krav til tilgængelighed, der er obligatoriske i henhold til EU-regler, skal kravene til adgangsmuligheder for handicappede eller design for samtlige brugere fastsættes ved henvisning til de pågældende EU-regler.
Stk. 4 De tekniske specifikationer skal give økonomiske aktører lige adgang til udbuddet og må ikke bevirke, at der skabes ubegrundede hindringer for, at et udbud åbnes for konkurrence.
En ordregiver skal udarbejde de tekniske specifikationer i udbudsmaterialet, jf. § 40, på en af følgende måder, medmindre der er fastsat danske tekniske forskrifter, der er forenelige med EU-retten, og som ordregiveren er forpligtet til at anvende:
-
1) Ved beskrivelse af funktionskrav eller krav til funktionsdygtighed, tekniske krav eller andre krav, forudsat at beskrivelsen er så præcis, at ansøgere og tilbudsgivere kan identificere kontraktens genstand.
-
2) Ved henvisning til en eller flere af følgende standarder m.v. i prioriteret rækkefølge, idet hver henvisning skal efterfølges af udtrykket eller tilsvarende:
-
a) Nationale standarder til gennemførelse af europæiske standarder.
-
b) Europæiske tekniske vurderinger.
-
c) Fælles tekniske specifikationer.
-
d) Internationale standarder.
-
e) Andre tekniske referencer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer.
-
f) Nationale standarder.
-
g) Nationale tekniske godkendelser.
-
h) Nationale tekniske specifikationer for projektering, beregning og udførelse af arbejderne og anvendelse af varerne.
-
-
3) Som en kombination af beskrivelse i henhold til nr. 1 og henvisning i henhold til nr. 2.
Stk. 2 Stk. 1, nr. 2, litra f-h, kan kun anvendes, når der ikke findes standarder m.v. som nævnt i stk. 1, nr. 2, litra a-e.
En ordregiver må ikke i de tekniske specifikationer, jf. § 40,
-
1) angive et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, som kendetegner de produkter eller de tjenesteydelser, som en bestemt økonomisk aktør leverer, eller
-
2) henvise til et bestemt varemærke eller patent eller en bestemt type, oprindelse eller produktion med det resultat, at visse økonomiske aktører eller varer favoriseres eller elimineres.
Stk. 2 En ordregiver kan dog i særlige tilfælde anvende henvisninger som anført i stk. 1, når en tilstrækkelig nøjagtig og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand ikke er mulig i henhold til § 41, stk. 1. En sådan henvisning skal efterfølges af formuleringen eller tilsvarende.
Udarbejder ordregiveren tekniske specifikationer i henhold til § 41, stk. 1, nr. 2, kan ordregiveren ikke afvise et tilbud med den begrundelse, at de tilbudte bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser ikke er i overensstemmelse med en anført standard eller specifikation, hvis tilbudsgiveren i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i § 47, godtgør, at de tilbudte løsninger på tilsvarende måde opfylder de krav, der er fastsat i den pågældende standard eller specifikation.
Udarbejder ordregiveren tekniske specifikationer i henhold til § 41, stk. 1, nr. 1, kan ordregiveren ikke afvise et tilbud, der er i overensstemmelse med en af de i nr. 1-5 nævnte specifikationer, hvis disse specifikationer opfylder de funktionskrav eller krav til funktionsdygtighed, som ordregiveren har fastsat i
-
1) en national standard til gennemførelse af en europæisk standard,
-
2) en europæisk teknisk godkendelse,
-
3) en fælles teknisk specifikation,
-
4) en international standard eller
-
5) en teknisk reference udarbejdet af et europæisk standardiseringsorgan.
Stk. 2 En tilbudsgiver skal ved relevante bevismidler godtgøre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne, der er i overensstemmelse med standarden, opfylder de funktionskrav eller krav til funktionsdygtighed, der er fastsat i henhold til § 41, stk. 1, nr. 1.
En ordregiver kan henvise til produktkategorier i udbudsmaterialet, når henvisningen gør det klart for de potentielle tilbudsgivere, hvilke konkrete produkter inden for de omfattede produktkategorier der efterfølgende kan blive omfattet af kontrakten eller rammeaftalen.
Stk. 2 En ordregiver kan i forbindelse med gennemførelsen af udbud, hvor ordregiveren henviser til specifikke produktkategorier, gennemføre tilbudsevalueringen, jf. § 160, på grundlag af et repræsentativt udsnit af sammenlignelige produkter i tilbudsgivernes tilbudte sortiment.
En ordregiver kan i de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse kræve, at et indkøb er forsynet med et bestemt mærke som dokumentation for specifikke egenskaber, når
-
1) mærkekravene kun vedrører krav, der er forbundet med kontraktens genstand og er egnede til at definere egenskaberne ved de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der er genstand for kontrakten,
-
2) mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikkediskriminerende kriterier,
-
3) mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig procedure, i hvilken alle relevante interessenter kan deltage,
-
4) mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere og
-
5) mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøger om mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på.
Stk. 2 Hvis en ordregiver ikke kan kræve, at alle mærkekravene er opfyldt, skal ordregiveren henvise til de relevante mærkekrav i udbudsmaterialet.
Stk. 3 En ordregiver, som kræver et bestemt mærke, skal acceptere alle mærker, der opfylder tilsvarende mærkekrav.
Stk. 4 En ordregiver skal altid acceptere anden passende dokumentation, hvis
-
1) en tilbudsgiver ikke har mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den gældende frist af årsager, der ikke kan tilskrives den pågældende, eller
-
2) en tilbudsgiver ikke har det krævede mærke, selv om det har været muligt at opnå det inden for den gældende frist, og ordregiveren kan konstatere, at mærkekravene er opfyldt, uden at de ressourcer, som ordregiveren skal bruge på dette, efter en konkret vurdering i uhensigtmæssigt omfang overstiger de ressourcer, som ordregiveren ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det krævede mærke.
En ordregiver kan kræve, at en tilbudsgiver fremlægger en testrapport eller et certifikat fra et overensstemmelsesvurderingsorgan som dokumentation for opfyldelsen af kravene i de tekniske specifikationer, jf. § 40, kriterierne for tildeling, jf. § 162, eller vilkårene for kontraktens udførelse, jf. § 176.
Stk. 2 Kræver en ordregiver, at der fremlægges testrapporter eller certifikater udstedt af et specifikt overensstemmelsesvurderingsorgan, skal testrapporter eller certifikater fra et tilsvarende overensstemmelsesvurderingsorgan også accepteres af ordregiveren.
En ordregiver skal altid acceptere anden passende dokumentation, hvis
-
1) en tilbudsgiver ikke har adgang til at få udstedt de krævede testrapporter eller certifikater, jf. § 47, stk. 1, eller ikke har mulighed for at få de krævede testrapporter eller certifikater, jf. § 47, stk. 1, inden for den gældende frist af årsager, der ikke kan tilskrives den pågældende, eller
-
2) en tilbudsgiver ikke har de krævede testrapporter eller certifikater, selv om det har været muligt at opnå dem inden for den gældende frist, og ordregiveren kan konstatere, at kravene i de tekniske specifkationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse er opfyldt, uden at de ressourcer, som ordregiveren skal bruge på dette, efter en konkret vurdering i uhensigtsmæssigt omfang overstiger de ressourcer, som ordregiveren ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren er i besiddelse af de krævede testrapporter eller certifikater.
En ordregiver kan udbyde særskilte delkontrakter i stedet for at udbyde en samlet kontrakt.
Stk. 2 Udbyder en ordregiver ikke særskilte delkontrakter, skal ordregiveren i udbudsmaterialet oplyse om baggrunden herfor.
Stk. 3 En ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen anføre,
-
1) om tilbudsgiveren kan afgive tilbud på en, flere eller alle delkontrakter,
-
2) om tilbudsgiveren kan tildeles en, flere eller alle delkontrakter, og i givet fald hvordan delkontrakterne eller grupper af delkontrakter kan kombineres, og
-
3) hvilke objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der er afgørende for tildelingen af delkontrakter, herunder hvordan delkontrakterne tildeles, når kriterierne eller reglerne ellers ville resultere i, at en tilbudsgiver får tildelt flere delkontrakter end det maksimale antal, som tilbudsgiveren kan få tildelt.
En ordregiver kan acceptere eller kræve alternative tilbud fra en tilbudsgiver. Alternative tilbud skal have tilknytning til kontraktens genstand. De valgte kriterier for tildeling skal kunne anvendes i forbindelse med både ordinære og alternative tilbud.
Stk. 2 Accepterer eller kræver en ordregiver alternative tilbud, skal det angives i udbudsbekendtgørelsen.
Accepterer eller kræver en ordregiver alternative tilbud, skal følgende angives i udbudsmaterialet:
-
1) Hvilke mindstekrav de alternative tilbud skal opfylde.
-
2) Hvilke specifikke krav der stilles til afgivelse af alternative tilbud, navnlig hvis der er krav om, at alternative tilbud kun kan afgives, når der også er et ordinært tilbud.
Stk. 2 Ordregiveren kan kun tage alternative tilbud i betragtning, hvis tilbuddet opfylder de mindstekrav, der er fastsat i henhold til stk. 1, nr. 1.
Stk. 3 Ordregiveren skal sikre, at kriterierne for tildeling kan anvendes i forhold til alternative tilbud, der opfylder mindstekravene, jf. stk. 1, nr. 1, og i forhold til ordinære tilbud, der opfylder mindstekravene.
Accepterer en ordregiver alternative tilbud, kan ordregiveren ikke afvise et alternativt tilbud med den begrundelse, at der vil blive tale om en tjenesteydelseskontrakt i stedet for en vareindkøbskontrakt, eller med den begrundelse, at der vil blive tale om en vareindkøbskontrakt i stedet for en tjenesteydelseskontrakt.
En ordregiver kan acceptere eller kræve, at der afgives sideordnede tilbud, jf. dog stk. 2. Dette skal i givet fald fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet.
Stk. 2 En ordregiver skal fastsætte det krævede antal sideordnede tilbud under hensyntagen til proportionalitetsprincippet, herunder ordregiverens behov og tilbudsgivernes omkostninger forbundet med udarbejdelse af tilbud. Ordregiveren kan uden begrundelse stille krav om op til otte sideordnede tilbud. Vil ordregiveren stille krav om mere end otte sideordnede tilbud, skal ordregiveren i udbudsmaterialet begrunde dette.
Stk. 3 Tilbudsevalueringen skal foretages i overensstemmelse med § 160.
En ordregiver kan stille krav om, at det alene er beskyttede værksteder eller økonomiske aktører, hvis hovedformål er social og faglig integration af handicappede eller dårligt stillede personer, der kan deltage i udbuddet, jf. dog stk. 2.
Stk. 2 Stk. 1 gælder kun, når mindst 30 pct. af de beskæftigede hos den økonomiske aktør er handicappede eller dårligt stillede personer.
Stk. 3 Udbudsbekendtgørelsen skal henvise til denne bestemmelse, når udbudsproceduren reserveres til de økonomiske aktører omfattet af stk. 1.