Kapitel 1 Bevaring og kassation af offentlige arkivalier
Det påhviler enhver myndighed at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages.
Stk. 2 Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås
-
1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt
-
2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.
Såfremt en myndighed nedlægges, påhviler ansvaret for opbevaring af myndighedens arkivalier samt varetagelse af de arkivmæssige hensyn i øvrigt den eller de myndigheder, som overtager sagsområdet. Hvis ingen overtager sagsområdet, påhviler ansvaret for opbevaring af myndighedens arkivalier samt varetagelse af de arkivmæssige hensyn den overordnede myndighed.
Stk. 2 Ved overførelse af sagsområder inden for den offentlige forvaltning træffer de berørte myndigheder aftale om fordeling af arkivalier vedrørende de pågældende sagsområder.
Stk. 3 Ved overførelse af sagsområder fra myndigheder til institutioner, der ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning, kan arkivalier m.v. overføres, jf. stk. 2, for så vidt den modtagende institution i medfør af § 1, stk. 2-3, i arkivloven inddrages under lovens område.
Statens Arkiver fører tilsyn med overholdelsen af de bestemmelser, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn.
Stk. 2 Statens Arkiver tilrettelægger tilsynet. Myndighederne skal afgive sådanne oplysninger til Statens Arkiver, som er af betydning for udførelsen af tilsynet.
Stk. 3 Hvor en kommune har oprettet en arkivinstitution, jf. arkivlovens § 7, stk. 1, tilrettelægger Statens Arkiver tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv.
Stk. 4 Statens Arkiver kan i tilfælde af, at der hos myndigheder konstateres tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, foreskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af de arkivmæssige hensyn.
Stk. 5 Statens Arkiver indberetter væsentlig tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn til vedkommende overordnede myndighed eller tilsynsmyndighed, eller, hvis tilsidesættelsen skyldes et ministerium, til kulturministeren.
Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres,
-
1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og
-
2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigtsmæssigt.
Stk. 2 Kassation af offentlige myndigheders arkivalier må først finde sted, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem.
Rigsarkivaren fastsætter nærmere regler om bevaring og kassation af offentlige arkivalier. Nærmere regler om kommunale myndigheders bevaring og kassation af arkivalier fastsættes efter drøftelse med de kommunale parter. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af politikredsenes arkivalier
Stk. 2 Kassation af arkivalier må kun finde sted efter bestemmelser, der fastsættes i medfør af bestemmelsen i stk. 1.
Stk. 3 Regler, der fastsættes med hjemmel i stk. 1, bringes til offentlighedens kundskab.
Kommunalbestyrelsen eller dermed sidestillede organer kan træffe afgørelse om, at arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af kommunale myndigheder, bevares i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren.
Arkivalier, der af rigsarkivaren er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til Statens Arkiver.
Stk. 2 Myndighederne skal sikre, at arkivalier, der er omfattet af en afgørelse om kassation, destrueres på betryggende måde.
Offentlige arkiver, der modtager arkivalier omfattet af lov om behandling af personoplysninger, skal træffe de fornødne foranstaltninger til sikring af, at arkiverede personoplysninger alene stilles til rådighed med henblik på udtrykkeligt angivne og saglige formål, herunder historiske, statistiske eller videnskabelige formål.