Kapitel 5 Administrativ og regnskabsmæssig praksis
Et investeringsforvaltningsselskab skal have forretningsgange på alle væsentlige aktivitetsområder. Aktiviteter, der vedrører et investeringsforvaltningsselskabs ledelse og administration af UCITS, anses som udgangspunkt for væsentlige.
Stk. 2 Forretningsgange skal som minimum
-
1) være lettilgængelige og overskuelige,
-
2) på fyldestgørende måde beskrive de aktiviteter, der skal udføres, herunder sikre at lovgivningen og anden relevant regulering samt de af virksomhedens ledelse besluttede politikker og retningslinjer efterleves og overholdes,
-
3) angive, hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer, der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver, og
-
4) opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering.
Stk. 3 Forretningsgangene kan foreligge elektronisk, men direktionen skal sikre, at de er tilgængelige i fornødent omfang i tilfælde af systemnedbrud.
Direktionen skal sikre, at der er fornøden dokumentation af virksomhedens aktiviteter, jf. stk. 2. Dokumentationen kan foreligge skriftlig eller elektronisk.
Stk. 2 Direktionen skal sikre, at der er forretningsgange for
-
1) i hvilket omfang beslutninger, beføjelser, udførte opgaver og forretninger samt opståede hændelser skal dokumenteres,
-
2) i hvilken form dokumentationen skal ske,
-
3) hvorledes der sikres tilgængelighed til dokumentationen,
-
4) hvor længe dokumentationen skal opbevares, og
-
5) til hvem dokumentationen kan og skal videregives, hvis relevant.
Et investeringsforvaltningsselskab skal have elektroniske systemer, der er egnede til, at alle handelsordrer vedrørende finansielle instrumenter og tegning eller indløsning af andele registreres rettidigt og korrekt med henblik på at opfylde kravene i §§ 42 og 43.
Stk. 2 Investeringsforvaltningsselskabet skal sørge for en høj grad af sikkerhed i forbindelse med elektronisk databehandling samt de registrerede datas integritet og fortrolighed, hvis det er relevant.
Videregivelse af beføjelser mellem bestyrelsen for et investeringsforvaltningsselskab og bestyrelsen for en UCITS til direktionen og øvrige ledelsesniveauer skal kunne dokumenteres, jf. § 23, og proceduren herfor skal fremgå af forretningsgangene, jf. § 22.
Stk. 2 Videregivelse af beføjelser kan kun ske til medarbejdere, der har den fornødne viden, indsigt og erfaring til at kunne anvende de modtagne beføjelser betryggende.
Stk. 3 Videregivne beføjelser skal som minimum angive
-
1) arten og størrelsen af den eller de videregivne beføjelser,
-
2) principperne for opgørelse af udnyttelse af beføjelserne,
-
3) hvilke afdelinger eller handlinger beføjelsen omfatter,
-
4) eventuelle supplerende grænser for risiko, der er kontrollerbare samt principperne for opgørelse af sådanne beføjelser, og
-
5) hvordan, hvor ofte og af hvilken person eller organisatorisk enhed rapportering skal foretages til afgiver af beføjelsen og eventuelle andre.
Stk. 4 Ingen kan videregive beføjelser, der går ud over de beføjelser, den pågældende selv har modtaget. Summen af videregivne beføjelser, herunder beføjelser givet til grupper af medarbejdere, må ikke overstige de i bestyrelsen for et investeringsforvaltningsselskabs retningslinjer til direktionen indeholdte beføjelser eller de i bestyrelsen for en UCITS’ retningslinjer til direktionen indeholdte beføjelser.
Stk. 5 Hvis der er fastsat supplerende risikomål i forbindelse med videregivne beføjelser, skal den, der afgiver beføjelserne, sikre sig, at anvendelse af de supplerende risikomål finder sted på en måde, der sikrer, at der ikke sker overskridelse af øvrige tildelte beføjelser.
Direktionen skal sikre, at der foretages kontrol af alle væsentlige risikobehæftede opgaver, herunder af
-
1) overholdelse af samtlige grænser fastsat af bestyrelsen for henholdsvis en investeringsforening, en SIKAV og et investeringsforvaltningsselskab, der administrerer en værdipapirfond og grænser i lovgivningen,
-
2) overholdelse af videregivne beføjelser, og
-
3) andre opgaver, som af anden årsag kan medføre væsentlige økonomiske eller andre væsentlige risici for de administrerede afdelinger, herunder disponering af de administrerede afdelingers konti og opgaver i forbindelse med fremskaffelse eller udarbejdelse af grundlag for regnskab.
Stk. 2 Kontrol skal udføres af en anden enhed end den, der har udført opgaven, jf. § 20. § 20 finder dog ikke anvendelse på kontroller, der har karakter af afstemning, overvågning af om forretningsgange overholdes, fejlfinding eller lignende, medmindre dette i det konkrete tilfælde ikke er betryggende.
Stk. 3 Investeringsforvaltningsselskabet skal være indrettet således, at der etableres passende uafhængige kontroller på markedsrisikoområdet. Sådanne kontroller vil afhængigt af omfanget og kompleksiteten af de administrerede afdelingers markedsrisikobehæftede aktiviteter skulle omfatte kontrol af,
-
1) om handel, registrering, og afvikling af handler gennemføres i henhold til forretningsgangene herfor,
-
2) om opgørelse af og rapportering om positioner og risici foretages korrekt,
-
3) om handler indgås til korrekte kurser og priser,
-
4) afstemning af beholdninger af værdipapirer, finansielle instrumenter og konti,
-
5) om de fra eksterne parter modtagne og anvendte kurser, parametre m.v. er korrekte og dermed sikrer et retvisende billede af de administrerede afdelingers risici, og
-
6) om begivenheder (som f.eks. udnyttelse af optioner) håndteres korrekt og altid i de administrerede afdelingers interesse.
Stk. 4 Kontroller omfattet af stk. 1-3 skal foretages med passende intervaller afhængigt af de administrerede afdelingers forhold.
Stk. 5 Investeringsforvaltningsselskabet skal have passende overvågning af, at administrative opgaver udføres på en betryggende og ensartet måde, og at forretningsgange bliver overholdt.
Et investeringsforvaltningsselskab skal have en god regnskabsmæssig praksis. Dette indebærer blandt andet, at
-
1) investeringsforvaltningsselskabet kan dokumentere, at offentliggjorte års- og delårsrapporter for de administrerede afdelinger, herunder alle enkeltposter og noter er udarbejdet i overensstemmelse med det regelsæt, der gælder for de pågældende rapporter,
-
2) investeringsforvaltningsselskabet indhenter nødvendig information til brug for udarbejdelse af års- og delårsrapporter for de administrerede afdelinger, herunder al relevant information til brug for at fastlægge regnskabsposter, der baseres på regnskabsmæssige skøn, og
-
3) regnskaber skal føres på en sådan måde, at alle afdelingers aktiver og passiver til enhver tid kan identificeres direkte.
Stk. 2 Såfremt investeringsforvaltningsselskabet indhenter risikoopgørelser og opgørelser af gevinst eller tab samt værdier af finansielle instrumenter og andre poster med markedsrisici fra eksterne parter, skal selskabet sikre sig, at de pågældende udfører opgaven på en betryggende måde. Investeringsforvaltningsselskabet skal desuden løbende evaluere, om de fra eksterne parter modtagne og anvendte kurser, parametre m.v. er korrekte og dermed sikrer et retvisende billede af de administrerede afdelingers risici og opgjorte regnskabsposter.